Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法をチェック

2019/09/19

新生活・準備

表作成やデータなどをまとめる時に使用するExcel。リスト内の数値を確認・検索する際にはCOUNTIF関数やVLOOKUP関数などを使うととても便利です。
今回は、数値を確認・検索する際に役立つCOUNTIF関数やVLOOKUP関数、VLOOKUP関数の使い方をご紹介していきます。

特定のデータがリストに存在するか調べたいときに便利な関数

特定のデータがリストに存在するかを調べたい時は、COUNTIF関数やIF関数を使います。

COUNTIF関数の数式=COUNTIF(範囲,検索条件)

講演会出席者リストの中に「田中」さんがいるかどうかを調べる手順を紹介します。

(1)検索値を表示させたいセル(B16)を選択

(2)Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、COUNTIF関数を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(3)B16セルに数式を入力

【範囲】→講演会出席者名簿のセルA2 から A15を選択

【検索条件】→「田中」のセルA5を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(4)「OK」を押して、検索値を算出
(講演会出席者名簿の中に「田中」さんが1名いることが判明)

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法


IF関数の数式=IF関数(論理式,真の値,偽の値)

講演会に15回以上出席している人を合格と設定した場合、その人数を導き出す手順を紹介します。

(1)指定したい条件の表を作成します。ここでは、「15回以上=合格、14回以下=不合格」とします

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(2)Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、IF関数を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(3)値を表示したいセル(C2)を選択

(4)C2セルに数式を入力

論理式→条件を指定するため、B2>15と入力

真の値→条件を指定するため、”合格”と入力

偽の値→条件を指定するため、”不合格”と入力

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(5)「OK」を押して、値を算出

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(6)オートフィル機能(連続して同じ数値や数式を入力する機能)を使って判定を示したいセルまでドラッグ。(カーソルをC2セルの右下角に合わせ「+」が表示されたら、そのまま同じ数式を入れたい場所までドラッグする)

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

これで、それぞれの人数を合計すれば不合格者と合格者の人数がわかります。

2つのリストから数値を照合したい

2つのリストを照合したい場合は、VLOOKUP関数を利用します。

VLOOKUP関数の数式=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)

2つのリストを照合して、「江本」さんが講演会に出席していた回数を調べる手順を紹介します。

(1)講演会IDと講演会名簿から検索値を算出するため、E2のセルに=F2&G2と入力

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(2)オートフィル機能を使い、検索値を下まで表示

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(3)検索値を表示させたいセル(C2)を選択

(4)Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、VLOOKUP関数を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(5)C2セルに数式を入力

【検索値】→E4のセルを選択

【範囲】→参照する範囲のセルE2からH15を選択

【列番号】→参照する範囲の左から四番目の列番号4を入力

【検索方法】→TRUEかFALSEを選択。TRUEは近似値を、FALSEは完全一致を表し、ここではFALSE(完全一致)を入力(TRUEを入力した場合は、データを昇順に並べておきます)

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(6)「OK」を押して、検索値を算出

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

これで講演の出席回数が出ました。

条件に一致したデータを抽出したい


条件に一致したデータを抽出したい場合は、VLOOKUP関数を使います。

VLOOKUP関数の数式=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)

「高橋」さんが3回目の講演会に参加したかどうかをのデータを抽出する手順を紹介します。

(1)検索値を表示させたいセル(J5)を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(2)Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、VLOOKUP関数を選択

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(3)J5セルに数式を入力

【検索値】→セルA7を選択

【範囲】→検索範囲のセルA2からG15を選択

【列番号】→左から7番目の列番号7を入力

【検索方法】→完全一致のFALSEを入力

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法

(4)「OK」を押して、検索値を算出

Excelで指定したリスト内の数値を確認・検索するには? 関数の活用法


まとめ

今回は、指定したリスト内の数値を確認・検索したい! と思ったときに便利なCOUNTIF関数やVLOOKUP関数、IF関数の使い方についてご紹介しました。
使い方さえ覚えてしまえば、いざというときに活用できますので、どのように使い、どんなことを検索できるのかをしっかり習得し、上手く使いこなしていけるようにしましょう!

(学生の窓口編集部)

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