ExcelがPDF変換できない! エラー原因や動作が重くなる原因を解説

2019/09/03

新生活・準備

ExcelデータをPDFに変換しようとしたら、エラーが起きて変換できないことがあります。原因に心当たりがないと困ってしまいますよね。上手くいかないのにはいくつか理由があります。ここでは主な原因と対処法について解説します。

PDF変換ができない原因


PDFに変換したいのになぜか変換できないという場合、印刷する/しないに関わらず、プリンターの設定が関係していることがあります。エラー表示に「指定されたプリンタは使用できません。別のプリンタを選択してください。」と表示された場合がこれにあたります。

対処法

まずはプリンターの設定を確認しましょう。


1 Windows左下の検索ボタンに「control」と入力します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説


2 「コントロール パネル」を選択します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説


3 「ハードウェアとサウンド」の中にある「デバイスとプリンターの表示」を選択します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説


パソコンと接続されているプリンターが、一覧になって表示されます。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説


ここで、普段使っているプリンターにチェックが入っていればOKです。

4 普段使っているプリンターにでチェックが入っていなければ、使いたいプリンターのアイコンを右クリックし、「通常使うプリンターに設定する」を選択します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説

これでプリンターの設定は終了です。もう一度ExcelでPDFに変換してみましょう。


PDF変換に時間がかかる原因

ExcelデータをPDFファイルに変換するとき、やたらと時間がかかる場合がありますよね。

・ページ数が多い
・画像が重い
・ファイルサイズが大きい

などが考えられる原因です。

原因別に対処方法をご紹介しましょう。

原因別対処法

1 ページ数が多い場合
シート数やページ数が多いデータだと、自然とファイルサイズ自体が重くなってしまいます。一度に読み込むデータ量が増えてしまうため、変換に時間がかかってしまうのです。
シートやページを小分けして、少しずつ変換してみましょう。

2 画像が重い場合
データ内に入れている画像が重い場合には、画像を軽くすることで解決できます。
・Optimizilla(https://imagecompressor.com/ja/)
・TinyPNG(https://tinypng.com/)
などのオンラインサービスを使って画像を軽くしましょう。

3 ファイルサイズが大きい
Excelの場合、コメントなどの隠れたオブジェクトが入っていて、ファイル自体が重くなっていることもあります。

1 メニューから「ホーム」を選択します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説


2 「検索と選択」から「条件を選択してジャンプ」を選択します。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説

3 条件の選択画面が出て来るので、「コメント」や「オブジェクト」など探したい条件を入れて「OK」をクリックします。不要なコメントやオブジェクトは削除しましょう。

ExcelがPDF変換できない! エラーや重くなる原因解説

まとめ

ExcelでPDFファイルを作成する際は、Excelならではの理由で変換が上手くいかなかったり、時間がかかってしまうことがあります。他のソフトとの違いを理解して対処に当たりましょう。

(学生の窓口編集部)

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