ExcelシートにPDFファイルのリンクを貼りたい! うまくいかない時の対処法も解説

2019/08/30

新生活・準備

Excelでの資料作りに便利な、Web上のURLやフォルダーのパスをテキストリンク(ハイパーリンク)として設定してPDFを閲覧できるようにする方法と、PDFをExcel内に直貼りしてリンクに飛ばなくても読めるようにする方法の2つを紹介します。
マニュアルや報告用資料、デイリーレポートなど社内で利用される資料をExcelで作成することも多いかと思います。その際にリンクを使うと、より詳しい内容へ簡単にアクセスできますし、ざっと目を通したい人にとっての可読性も損ないません。見やすい資料作りにリンクは便利ですよ。

PDFのハイパーリンクを貼る方法

ハイパーリンクとは、テキストにリンクを貼って、クリックによりリンク先に飛ばす方法です。直接リンク先を表示させないことで全体が見やすく、気になるところだけクリックすれば、必要な資料が見られるというメリットがあります。

1 任意のセルにハイパーリンクを入れたい文字列を入れます。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる



2 セルを選択して右クリック→リンクを選択します。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる


3 リンクを貼りたいPDFファイルを選択し、OKをクリックします。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

4 選んだ文字が青色になり、アンダーラインが引かれたらリンク完了です。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

うまくリンクが設定できないときの原因とは

設定したはずなのにうまくリンクができていないときの原因は、大きく分けて二つあります。

A:リンクが外れている
先ほど紹介したように、リンクが正しく貼られているときは文字が青色になり下線が引かれていますが、この状態になっていない場合はリンクが上手く貼られていません。もう一度、先ほどの手順通りにリンクを貼ってみましょう。

B:設定が変わってしまっている
いつの間にかExcel自体の設定が変わっているケースもあります。何度も手順通りにしているはずなのにハイパーリンクが有効にならない場合には、設定を確認してみましょう。

1 「ファイル」をクリックします。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

2 「オプション」の中の「文章校正」をクリックします。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

ExcelにPDFファイルをリンクさせる


3 「オートコレクトのオプション」の中にある「入力オートフォーマット」の「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」にチェックを入れて有効にすればOKです。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる


こちらの作業を行うことでリンクを正しく設定できるはずです。しかし、リンク先のファイルをほかの場所に移動させてしまった場合は、正しく参照ができていない状態のため、移動させたファイルの再設定が必要になります。


オブジェクトとして埋め込む方法もある

PDF自体をオブジェクトとして埋め込むこともできます。これは、資料自体がまだ共有されていない、資料が短い、ExcelシートとPDF資料を一度に見せられるようにしておきたいときなどに有効な方法です。

1 オブジェクトを入れたいExcelファイルを開き、「挿入」ボタンを押します。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる


2 テキストメニューの中の「オブジェクト」ボタンを選択します。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

3 「Adobe Acrobat Document」を選択し、OKをクリックします。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる


4 挿入したいPDFファイルを選択します。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

5 これでExcelファイルにPDFが貼り付けられました。ファイル上でサイズの調整をして完了です。

ExcelにPDFファイルをリンクさせる

まとめ

どうしたら見やすい書類が作れるのかは誰もが悩むところですよね。PDFをハイパーリンクにしたり、オブジェクトとして埋め込むことで、より一層わかりやすい資料が作れるはずです。今回紹介したテクニック以外にも、「どうしたらわかりやすいか」を念頭に、ベストな形を探してみてください。

(学生の窓口編集部)

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