PDFファイルにパスワードをつけるには? 閲覧方法やメールマナーなども解説

2019/09/05

ITスキル

機密性の高い文書やデータには、PDF化する際にパスワードを付けておくと安心です。
今回は、ExcelからPDFを作成するときに、どのような操作をすればよいのかご紹介します。

PDF化 パスワード設定

パスワードが必要な理由

近年ではセキュリティへの意識が高まり、情報の機密性には気をつけなくてはいけません。

例えば、うっかりメールの送信先を間違えてしまったり、学校や家庭など共用のパソコンにデータを保存してしまうと、関係のない第三者に見られてしまう可能性があります。

そういった危険性を回避するためにも、作成したPDFファイルにパスワードを付けることができれば安心です。

PDFファイルにパスワードをつける

Excelのデフォルト機能では、直接パスワードを付けたPDFを発行することはできません。ここでは、フリーソフトの「CubePDF」を使って作成する方法をご紹介します。

(1)CubePDF(https://www.cube-soft.jp/cubepdf/)をインストール。「ダウンロード」ボタンを押します

PDF化 パスワード設定

(2)PDF化したいファイルを開き、メニューバーの「ファイル」ボタンを押します。

PDF化 パスワード設定

(3)左側のメニューの「印刷」ボタンを選択します。

PDF化 パスワード設定

(4)プリンターメニューの中から「CubePDF」を選択し、「印刷」ボタンを押します。

PDF化 パスワード設定

(5)「CubePDF」が起動します。上部のメニューの中から「セキュリティ」を選択します。

PDF化 パスワード設定

(6)「PDFをパスワードで保護する」にチェックを入れ、パスワードを入力します。

PDF化 パスワード設定

これで、管理者以外はPDFを開けなくなりました。

「CubePDF」には、閲覧者専用のパスワードを設ける機能もあります。共同でPDFを作っているときに、「確認してもらいたいけれど、内容を触られるのは困る」といった場合に便利です。

閲覧者専用のパスワードを設定するときは「PDFファイルを開く時にパスワードを要求する」にチェックを入れます。

PDF化 パスワード設定

最後に「変換」ボタンを押します。これでPDFにパスワードがかかりました。

きちんとパスワードがかかったか確認する

PDFにパスワードをかけたら、きちんとパスワードがかかっているか確認してみましょう。

(1)PDFを保存しているフォルダを開く。
(2)PDFファイルをクリック。

PDF化 パスワード設定


パスワード入力画面が表示されれば、しっかりパスワードがかかっていることになります。

パスワードのかかったPDFファイルをメール送信する際のマナー

パスワードのかかったPDFをメールに添付して送付する際に、気を付けたいことをご紹介します。

PDFファイルとパスワードは別々で送る

こうすることで、メールを誤送信した場合にも受け取った相手はファイルを開くことができません。その際は「パスワードは別のメールでお送りします」など、一文を添えるようにしましょう。

ファイル名を明記する

メールを送信先の相手が複数のファイルを扱っている場合を考えて、パスワードを送る際には「先ほどお送りした[ファイル名]のパスワードです」など、パスワードとファイルを紐づけられる一文を入れておきましょう。

まとめ

今回はPDFファイルを作る際にパスワードを付ける方法をご紹介しました。

メールのマナーもしっかりと覚えて、大切なデータを扱うときも落ち着いて対応できるようにしましょう。

(学生の窓口編集部)

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