ExcelをPDFへうまく変換したい!1枚に収まらないときの範囲設定方法

2019/09/04

新生活・準備

Excelを使って作ったレポートなどを、PDFに変換したり、印刷したりしたいとき、シートが分割されてしまうなど、範囲設定が上手くいかないこともありますよね。ここでは、「Excel2016」を使い、1枚に収まるようにPDF化する方法や印刷手順について説明します。

PDFへ変換して保存する手順


「Excel2016」では、PDFの変換機能は標準装備されています。

(1)保存したいファイルを開き、メニューバーの「ファイル」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


(2)「ファイル」メニューの下段にある「エクスポート」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


(3)「PDF/XDF ドキュメントの作成」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


(4)保存するフォルダを決定し、「最適化」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


(5)「発行」ボタンをクリックすると、任意のフォルダにPDF化されたファイルが保存されます。

PDFファイルは、発行後に内容の変更をすることができないので、このときPDFファイルとは別に元データも保存しておいたほうがいいでしょう。

PDF化して印刷する手順

Excelで作ったPDFを印刷する手順をご紹介します。
ここでは、「Adobe Reader」を使用します。

(1)フォルダを開き、印刷したいPDFファイルを選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


(2)左上にあるプリンターのアイコンをクリックします。

エクセル PDF 範囲 指定 


(3)印刷設定から印刷部数や紙のサイズを確認し、「印刷」ボタンをクリックします。

エクセル PDF 範囲 指定 

1枚に納めたいとき

印刷する際に、画面では1枚なのに、バラバラに印刷されてしまい、困ったことはありませんか? そんな時には、印刷画面のこの部分をチェックしてみてください。

エクセル PDF 範囲 指定 


「サイズ」……各PDFのページをそれぞれ1枚の紙に印刷します
「ポスター」……複数のシートにまたがるPDFをモザイクのように印刷します
「複数」……2ページ以上のPDFを1枚の紙に印刷します
「小冊子」……出版物を前提としたページレイアウトでの印刷をします

今、画面に映っているPDFを一枚の紙で印刷したい場合は「サイズ」を選択します。
用紙の大きさがわからない場合には、「PDFのページサイズにあわせて用紙を選択」を、用紙指定がある場合には、「合わせる」を選択します。

範囲を指定したいとき

データの一部をPDF化したい時は、まずExcel上でPDF化したい範囲を選択します。
次に、PDF発行画面の「オプション」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 


最後に、「発行対象」の中にある「選択した部分」にチェックを入れ、「OK」を押します。

エクセル PDF 範囲 指定 

これで、Excelの選択した範囲だけがPDF化されます。

複数のシートをPDF化したいとき

複数のシートをPDF化したい時は、まずExcel画面でシートを選択してから、PDF発行画面の「オプション」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 

オプションの中の「選択したシート」にチェックを入れ、発行ボタンを押せば、選択したシートがPDF化されます。

エクセル PDF 範囲 指定 


複数のシートをPDF化する際バラバラになってしまう時の対処法 

複数のシートをPDF化しようとしたときに、なぜか何度も保存先を聞かれて、結局バラバラに出力されてしまった……という時の解決方法です。

シートごとに印刷解像度が違うと、一括でPDF化してもバラバラになってしまうことがあるようです。

<解決方法>
(1) Excelのメニューバーにある「ページレイアウト」を選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 

(2) ページ設定の横の小さなボタンを選択します。

エクセル PDF 範囲 指定 

(3) 「印刷品質」をすべて同じ数字にします。
 このとき、解像度が低いと印刷に向かないので、600dpiをおすすめします。

エクセル PDF 範囲 指定 

「OK」を選択すれば解決です!

今回はExcelを使ってPDF化する際の手順や印刷の方法をお伝えしました。これは社会に出て、資料を送るときなどに使うことの多い操作です。ぜひこの機会に使い方を覚えておきましょう。

(学生の窓口編集部)

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