取得方法や提出の注意点など、卒業証明書に関するまとめ

2019/07/31

内定・内定辞退

就職するときや転職するときなどに卒業証明書の提出を求められることがあります。取得方法や提出の注意点など、卒業証明書に関することをまとめました。

卒業証明書に関するまとめ:定義や例

卒業証明書に関するまとめ

『卒業証明書』は卒業したことを証明する書類です。
『卒業証明書』と『卒業証書』は似ていますが、異なるものですので気をつけましょう!

『卒業証書』は全課程を修了したことを認めるもので原則再発行できません。一つだけと考えたほうがよいでしょう。一つしかないものですので、基本的に提出することはありません。提出したとしても原本ではなくコピーです。

一方、『卒業証明書』は申請をすれば手数料はかかりますが、何通も発行することができます。就職や転職、資格試験のときなどに必要になります。

発行は各学校で行います。学校の窓口か郵送で申請および受取ができるので学校のホームページを参照するとよいでしょう。

卒業証明書の申請の仕方や費用に関して

卒業証明書の申請は学校の窓口や郵送で行えます。学校によっても異なりますが、下記が必要になることが多いです。

・証明書交付願
・証明書発行手数料
・身分証明書
・返信用封筒(郵送での受取の場合)

証明書交付願は、学校ごとにフォーマットがあります。学校のホームページからダウンロードすることもできるので、郵送で申請するときは利用してみてください。

証明書発行手数料は100~400円くらいです。
身分証明書は運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどが使えます。マイナンバーカードは身分証明書になりますが、マイナンバー通知書は身分証明書として利用できないので、気をつけましょう。

返信用封筒は、既定の大きさや必要な切手料金があります。何通以上だとこのサイズだと決まっている学校もあるので、よく確認しましょう。返信先の住所も忘れずに書きます。

学校の窓口での申請だと早いと即日で対応してくれます。郵送だと1週間程度かかる場合もあるので、あらかじめ余裕を持って対応するとよいですね。

卒業証明書の発行日に関して

卒業証明書は卒業したことを証明する書類ですので、在学中の発行はできません。卒業証明書が発行されるのは卒業式当日からです。

学校によっては、卒業式当日に1通無料で配布されるところがあります。ただし、2通以上だと事前の申請が必要あるいは1通でも手数料を支払って申請する必要があるところもあり、対応はさまざまです。

もし、在学中に卒業の見込みがあることを証明したければ『卒業見込証明書』を利用するとよいでしょう。在学中にも発行できるので、一旦こちらを提出しておいて、のちほど卒業証明書を発行するという流れでもよいかもしれません。

既卒者や中途採用時の卒業証明書の発行に関して

既卒者であっても中途採用時に卒業証明書が必要になるケースがあります。こちらも学校の窓口や郵送で問題なく申請できます。

人によっては卒業したときに発行した卒業証明書が残っていることがあるかもしれません。卒業証明書は卒業したことを証明する書類ですので有効期限があるわけではないのですが、あまりにも古いと提出先に失礼にあたることがあります。

特に、折れたり汚れているものは使用をさけましょう。目安としては3ヶ月~半年以内に発行したものが好ましいとされています。

証明書の発行を代理人に委任する場合

卒業証明書に関するまとめ

卒業証明書は本人以外(代理人)による発行申請も可能です。本人が申請する場合に持参するものに加えて下記のものが必要になります。

・委任状
・証明書申請者本人の身分証明書のコピー
・代理人の身分証明書の原本(郵送の場合はコピー)

委任状には下記を記入します。

・委任状の作成年月日
・委任者の住所、氏名、押印、電話番号、生年月日
・委任事項(例:証明書の発行申請および受領手続に関する事項)
・委任する理由
・代理人の住所、氏名、押印、電話番号、生年月日
・委任者との続柄・関係

学校によってはフォーマットがあるケースもあるので、学校のホームページをよく確認しましょう。

卒業証明書を郵送する際の送付の仕方や提出先・添え状など

会社から卒業証明書を郵送するように連絡があったときの注意点を紹介します。卒業証明書を郵送するときに、学校から発行された封筒に開封無効とあった場合、封を開封してはいけません。書き換えを防ぐために開封したものは無効扱いとなります。

卒業証明書が入った封筒を一回り大きい封筒(多くの場合A4サイズの角形2号)に入れて郵送しましょう。その際、封筒に朱書きを入れることをおすすめします。

封筒の中身が卒業証明書のみ場合は「卒業証明書在中」、他の書類と一緒に郵送する場合は「重要書類在中」と表記するとよいでしょう。

また、添え状も忘れずに同封しましょう。送付状とも呼ばれます。添え状の書き方は以下の通りです。

ーーー
令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
〇〇部
〇〇〇〇様

氏名
住所
メールアドレス
電話番号

証明書送付につきまして

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日連絡頂きました件につきまして、以下証明書をお送り致しますのでご確認の程宜しくお願い致します。

敬具

・卒業証明書・・・1通

以上
ーーー

少し書き換えるだけで何通も利用できるので、基本的にパソコン作成がよいでしょう。日付や宛先間違いに気をつけましょう。

卒業証明書の紛失や発行忘れ

卒業証明書を紛失したり、発行し忘れていたりして、提出期限に間に合わないことがあるかもしれません。そのときは焦らず、学校に問い合わせて最短でいつ受け取ることができるのか教えてもらいましょう。

また、会社に謝罪と遅れる旨を伝えます。迅速に誠実に対応することが重要です。誤って開封してしまったときは再発行する必要がありますので、その旨を正直に伝え、速やかに再発行手続きを行いましょう。

卒業証明書の返却に関して

就職あるいは転職したときに提出した卒業証明書はそのあとどうなるのか気になるかもしれません。個人情報の一つですので、適切に管理したいところです。

卒業証明書は会社に提出したら基本的には返却されず退職した後に破棄されるようになっています。ただし、卒業証明書の所有権は本人にあり、退職時に返却を求めることもできるので、必要であれば会社と相談してみるとよいでしょう。

もし、会社が対応に応じてくれない場合は、労働基準監督署へ相談してみることをおすすめします。ただし、なるべく退職するときに揉めないように穏便に話し合うようにしましょう。

まとめ

就活や転職、資格試験などで卒業証明書は必要になることがあります。郵送ですと、受取まで1週間ほどかかることがあるのであらかじめ余裕を持った対応をすることをおすすめします。

郵送受取にしていると、家族が誤って開封してしまったということもあるようです。開封された卒業証明書は無効になるので、気をつけましょう。

一度開封した封筒を自分で閉じる行為はいけません。バレないだろうと思っても、意外と気づかれるもので、不適切な行為は信頼を損ねることに繋がる恐れもあります。

100~400円ほどで遅くとも1週間程度で手に入れることができるものですので、調整して適切に対応しましょう!

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