身元保証書の疑問を一気に解決! 記入時に確認したい情報まとめ

2019/09/03

入社準備

入社時に就職先の企業へ提出する書類はさまざまあります。
その内の一つである身元保証書は、社会に出て働きだすまで多くの人にとって馴染みのあるものではなく、就職先でいきなり提出を求められて戸惑う方がいても不思議ではありません。
今回は、身元保証書の存在意義や書き方、提出方法などを解説します。

身元保証書の存在意義や書き方、提出方法

身元保証書とは何か?

入社の際、企業から身元保証書の提出を求められます。それは、入社する人物の人柄を身元保証人に保証してもらうことで、万が一、契約者が企業に何らかの損害を与えた場合、身元保証人にも賠償責任を負ってもらうためです。

ただし、身元保証人は、お金を借りる時の連帯保証人とはまったく異なるものです。保証人の保証期間は一般的に3年。長くても5年で、その場合は身元保証書内に「保証期間を5年とする」と明示する必要があります。そして期間が過ぎると身元保証の契約は自動的に消滅します。

身元保証人は「身元保証に関する法律」によって、損害賠償責任の範囲が制限されています。たとえ問題が起こり損害賠償を請求されるとしても、まず全額請求されることはなく、大幅に減額されることになります。また、損害賠償が発生しそうな場合、企業から通知を受けた保証人はその時点で契約を解除し、賠償責任を免れることもできます。

とはいえ、親族や友人に身元保証人になってほしいとはなかなか頼みにくいものです。やはり身元保証人は親に頼むことが一般的で、保証人が2人必要な場合は、両親で構いません。ただ何らかの事情で両親に頼めない場合は、独立して一定の収入のある成人した親族であれば、身元保証人として頼むことができます。

○身元保証書の記入、提出時にトラブルが起こったらどう対応すべき?

身元保証書の書き方と注意点、記入例

身元保証書を初めて書く人の中には、どう記入すべきなのか分からない方もいるでしょう。どの書式で書く場合も共通する注意事項がいくつかあります。以下の点に留意しながら丁寧に対応しましょう。

身元保証書は誰が書く? 自分で代筆してもいい?

記入時には「身元保証人」が必要で、一般的にその役割を担うのは両親です。ただ、人によっては両親に頼めないケースもあるでしょう。その場合、配偶者(夫や妻)、祖父母、成人した子どもなどに身元保証人を担ってもらうのも可能です。企業の担当者に相談しましょう。

注意したいのは本人が代筆するのは厳禁であること。法的な書類なので必ず保証人となる方にお願いして、直筆で記名、捺印してもらいましょう。また印鑑は本人・保証人でそれぞれ別のものを使う決まりになっています。保証人が両親であっても、同じ印鑑を使わないように注意しましょう。

日付、住所記入時のポイント

日付は入社日、またはそれ以前の年月日を記入します。入社当日には身元保証期間の効力が発生している必要があるからです。住所欄には身分証明書に記載してある現住所を記入しましょう。本籍は必要ありません。

誤字、脱字に注意! 下書きを万全に

万が一、誤字を記入してしまったら、その箇所に二重線を引いて訂正印を押しましょう。記入漏れや押印漏れがあるとそのほとんどの場合、再提出となります。心配な方は記入前に鉛筆で下書きをし、よくチェックしてから清書をするといいでしょう。

身元保証書の記入例

実際の書式や記入例は、以下のような形が一般的です。△で記した部分が実際に記入が必要な箇所です。

まず、就職先の企業名と社長、または、代表取締役の氏名が記載されています。その後に自分(新入社員)の氏名を署名捺印、最後に身元保証人の氏名を1名、または、2名分署名捺印します。


株式会社●●●●
代表取締役 ●●●●殿

現住所 △△△△
氏名 △△△△ 印
生年月日 △年△月△日

上記の者が貴社に入社するに当たり、次の通り身元保証を致します。

1. 本人が就業規則及び諸規則を遵守し誠実に勤務することを保証いたします。万一、これに反する行為を行い、故意または過失により貴社に重大な損害を与えた場合には、本人と連携してその損害を賠償いたします。

2. 身元保証期間は、本日より5年間といたします。

令和△年△月△日

現住所:△△△△
本人との続柄:△△
身元保証人氏名△△△△ 印


身元保証書の提出時に確認しておきたいこと

身元保証書は、前述の通り、保証人を立てた契約書です。しっかりと内容を把握してから提出しないと、万が一の時にトラブルになりかねません。特に以下の点については注意して記入しましょう。

身元保証期間を明確に

万が一、会社内でトラブルが発生した場合、身元保証期間内かどうかが焦点になります。企業と労働者の双方で有効期間に対する言い分が異なっていると、大問題になりかねません。

身元保証期間は、身元保証書に記載がない場合は3年間とされています。当事者同士で定めた場合は5年まで延長できますが、その場合は身元保証書に契約期間を記載する必要があります。

当事者間で身元保証期間を定めた場合、契約の「更新」が可能です。身元保証書に「自動更新」と定められている場合は、双方から解除の申し出がない限り、自動的に延長されます。

印鑑証明書は必要?

身元保証書とともに印鑑証明の提出が必要になるケースがあります。印鑑証明を求めることで架空の保証人が立てられなくなり、企業にとってはより安心だからです。印鑑証明が必要になる場合、身元保証書への押印は、印鑑証明と同一のものを使用しなければならないので注意しましょう。

○身元保証書はどう書けばいい? 書き方と注意点を解説

身元保証書の提出方法

身元保証書は、入社する本人と身元保証人の両者が記入する必要があります。どのように作成し、提出すればよいのかを見ていきましょう。

書式

身元保証書の書式には、特に指定はなく必要事項が記載されていれば問題ありません。基本的に、企業側が用意した文書を使用することが多く、自分で一から作成することは稀です。

内容としては、前述の記入例でもお見せしたように、身元保証人が「企業と雇用契約を交わした労働者が就業規則を遵守して誠実に働くことを保証すること」、「もし企業に何らかの損失を発生させてしまった場合には、本人とその賠償責任を負うことを約束すること」が記されます。
この誓約内容に、本人と身元保証人がそれぞれ署名・捺印すれば書類は完成します。

作成部数と印鑑

身元保証書の作成部数は通常1部のみです。

本人と身元保証人が捺印する印鑑は、特段の指定がなければ認印でも問題ないとされていますが、シャチハタはNGです。「印鑑証明書」の提出を求められた際は、必ず「印鑑証明書」と一致する実印で押印しましょう。

提出拒否した場合はどうなる?

身元保証書には法的な強制力はないため、提出を拒否することもできますが、企業が身元保証書の提出を採用条件としている場合、拒否することで内定が取り消しになる場合もあります。

無用なトラブルを避けるためにも、契約内容に不安があって提出をためらっているときは、企業に保証の範囲や提出させる意図を確認し、納得したうえで提出するとよいでしょう。

○身元保証書の役割、提出方法など、基本事項を徹底解説!

まとめ

身元保証書は法律に基づいた重要な書類です。知識を持たないまま提出の準備を進めるのではなく、保証人の立て方や、記入の仕方、提出方法など、決められたルールをしっかり把握した上で対応するといいでしょう。

(学生の窓口編集部)

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