住民票記載事項証明書願とは? 住民票記載事項証明書とは違うものなの?

2019/08/29

内定・内定辞退

「住民票記載事項証明書願」について解説します。「住民票記載事項証明書」とは住民票に記載されている情報のうち必要な項目のみ証明した書類のことをいい、入社時やアルバイト・パート雇用時に会社へ提出することが多いです。ただ、会社から「住民票記載事項証明書願」という書類をもらうことがあり、どう違うのか疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

民票記載事項証明書願とは?

住民票記載事項証明書願

「住民票記載事項証明書願」とは、住所や氏名、生年月日などを自分で記入して、その内容が住民票に書かれている通り間違いないことを市区町村長が証明するものです。漢字が続いて読みにくいですが「住民票 記載事項証明書 願(じゅうみんひょう きさいじこうしょうめいしょ ねがい)」と読みます。書類は会社やアルバイト先から受け取ることがあるでしょう。

「住民票記載事項証明書願」の下のほうに「市区町村 印」という欄があり、そこに記載事項に誤りがないことを認める印を押してもらうと、正式な書類として認められるようになります。

役割としては役所に行ってその場で記載すればもらえる「住民票記載事項証明書」と同じです。書類には「住民票記載事項証明書(願)」と書かれていたり、「証明願(住民票記載事項証明書)」というものなど、パターンはいろいろです。

ただ「住民票記載事項証明書」は各市区町村でフォーマットも用紙の大きさもバラバラなため、いろいろな用紙で提出されると会社側としては管理が大変です。

会社やアルバイト先は多くの人を雇っていますので、同じフォーマットで書類を集めておくと閲覧も管理もしやすくなることも含めて「住民票記載事項証明書願」を配布するところが多いのです。

住民票記載事項証明書願のもらいかた

この書類をもらう際には、本人確認書類が必要になるので、運転免許証やパスポートなどの写真付きの身分証を忘れないように準備しておきましょう。また、健康保険証など「住所・氏名」あるいは「氏名・生年月日」の記載があるものなら二点必要なので注意してくださいね。

自分で記入する住所や氏名、生年月日は正確に省略せずに書かないといけません。もし心配なら、役所で担当の方にサポートしてもらいながら記入すると、間違えることなくスムーズに記入できるので、困ったときは助けてもらいましょう。

書類下の方に「上記の通り間違いないことを証明します」という欄が設定されているかと思いますが、そこは役所で担当者に書いてもらうところですので、自分では書かないように気をつけましょう。

間違えると書き直しになるので、会社やアルバイト先から何枚も「住民票記載事項証明書願」をもらうことがないように、慎重な対応を心がけましょう。

会社やアルバイト先から「次に来るときまでに準備しておいて」と突然言われることもあるのですが、焦らず冷静に対応しましょう。期日までに役所の受付時間内に訪問できなければ、提出期限を延ばしてもらうように相談するとよいです。

 発行する際には手数料として300円ほどかかりますので、あらかじめ準備をしておくとよいですよ。


「住民票記載事項証明書願」がない場合も役所に用紙が置いてあるので「住民票記載事項証明書」を受け取ることは可能です。しかし、一般的に「住民票記載事項証明書願」を配布している会社がほとんどですので、本当にないかどうかをよく確認するようにしましょう。

なお、「住民票記載事項証明書願」がない場合がどの項目を必要としているのかきちんと確認する必要があります。会社として欲しい情報が足りないと、再発行してもらうことになってしまうので、二度手間にならないように注意してくださいね。

まとめ

従業員の住所や氏名、生年月日などを正確に知るツールとして「住民票記載事項証明書願」が使われています。

「住民票記載事項証明書願」だと会社が知りたい項目が既に欄として設けられていてそれらを記入していく形になるので、「住民票記載事項証明書」をもらうよりも簡単です。

あまり馴染みのない書類かと思いますが、入社時やアルバイト・パート雇用時に必要になるので、ぜひ覚えておいてくださいね。

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