身元保証書の役割、提出方法など、基本事項を徹底解説!

2019/08/26

内定・内定辞退

入社時に企業から提出を求められる書類は色々とありますが、身元保証書もそのひとつ。しかし身元保証書と聞いて、一体どんな書類なのかをイメージできる方は少ないのではないでしょうか。今回は、身元保証書の役割や提出方法、注意点などを詳しく解説します。

身元保証書の基本事項

身元保証書とは?

その名が示すように、身元保証書とは、自分の「身元」を身元保証人という第三者に「保証」してもらう書類です。入社する本人が社会人としてふさわしい人物であるということを、身元保証人が企業に対して請け合うわけです。

加えて、入社後に何らかの問題を起こし、企業に損害を与えてしまった場合に、本人とともに身元保証人が賠償責任を負うことも約束します。つまり身元保証書は「本人の身元の保証」「賠償責任の保証」という2つの意味を持っているのです。

「保証」と聞くとその言葉の重さに不安を覚えるかもしれません。しかし借金の「連帯保証人」とは違い、身元保証人の責任範囲は身元保証法で限定されているので、無闇に心配する必要はありません。

まず契約期間は、身元保証書に明記がない限りは3年間で、明記する場合も最長で5年が限度です。自動更新はできないため、定められた期間が経過すると契約は消滅します。

さらに、企業は労働者が何らかの損害を及ぼしそうな場合、身元保証人に対し事前に通知する義務があります。通知を受けた時点で身元保証人は契約を解除できるため、実際に損害賠償請求にいたるケースは多くありません。

それでは、肝心の身元保証人は誰にお願いすればよいのでしょうか。

基本的には、両親で問題ありません。事情によって、兄弟や親類に頼むこともあるでしょう。必ずしも血縁者でなければならないという制約はないので、成人で所得があり独立していれば、友人や知人にお願いすることも可能です。

求められる身元保証人の数は企業によって異なりますが、入社する契約者1人につき1~2人が一般的です。

もし身元保証人の引き受け手が見つからない場合は、企業に事情を説明して早めに相談しましょう。

身元保証書の提出方法

身元保証書は、入社する本人と身元保証人の両者が記入する必要があります。どのように作成し、提出すればよいのかを見ていきましょう。

書式

身元保証書の書式は特に指定はなく、必要事項が記載されていれば問題ありません。基本的に、企業側が用意した文書を使用することが多く、自分で一から作成することはほとんどありません。

内容としては「(身元保証人は)企業と雇用契約を交わした労働者が就業規則を遵守して誠実に働くことを保証し、万一、何らかの損失を発生させてしまった場合に本人と連帯してその賠償責任を負うことを約束する」ということが記されます。

この誓約内容に署名するかたちで、本人と身元保証人がそれぞれの住所、氏名、生年月日を記入し、印鑑を押せば書類は完成します。

作成部数と印鑑

身元保証書の作成部数は通常1部のみです。本人と身元保証人が押印する印鑑は、特段の指定がないかぎり認印でも問題はないとされていますが、シャチハタはNGです。

なかには身元保証人の偽証を防ぐため「印鑑証明書」の提出を求める企業もあります。その場合は必ず「印鑑証明書」と一致する実印で押印しましょう。

身元保証書の代筆

身元保証人が遠方に住んでいるといった事情など、期日までにサインがもらえない場合、身元保証人にあらかじめ承諾を得ていれば、代筆でも構わないとされています。

しかし、承諾を得ていないと違法になり、身元保証書自体が無効になる恐れがあります。つまり、基本的にはNGです。

できるだけ代筆は控え、そのためにも、サインをもらうのに時間がかかる場合は速やかに手配するようにしましょう。

提出拒否した場合はどうなる?

身元保証書には法的な強制力はないため、提出を拒否することもできます。

ただし、企業が身元保証書の提出を採用条件としている場合、拒否することで内定が取り消しになる場合があります。逆に、採用条件に入っていなければ、提出拒否を理由に内定を取り消すことはできないと考えられます。

提出を断る場合は、採用条件をあらかじめよく確認しておきましょう。

無用なトラブルを避けるためにも、契約内容に不安があるときは、企業に保証の範囲や提出させる意図を確認し、納得したうえで提出するとよいでしょう。

まとめ

身元保証書の基本事項をご紹介しましたが、この文書がもつ意味や作成方法はご理解いただけましたたでしょうか。

身元保証書の効力は限定的とはいえ、万が一のときは保証人を巻き込んだ賠償責任が発生します。社会人としての自覚をしっかりと持ったうえで準備してくださいね。

(学生の窓口編集部)

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