身元保証書はどう書けばいい?書き方と注意点を解説!

2019/08/22

内定・内定辞退

就職内定後、入社時に企業から身元保証書の提出を求められることがあります。この身元保証書とは一体どんな書類で、何を書けばいいのでしょうか。注意点や記入例を挙げながら、身元保証書作成のポイントについてお伝えしていきます。

身元保証書とは?

身元保証書とは入社時に就職先へ提出する書類のひとつで、多くの企業で提出が義務付けられています。企業側が新入社員に身元保証書の提出を求める主な目的は、社員としての適性を確認するためです。

両親などに身元保証人となってもらい、「入社する本人が誠実に勤務すること」、「万一会社に損害を与えた場合に連帯して責任を負うこと」の2点を保証してもらいます。

身元保証書を書く時の注意点

身元保証書を初めて書く人の中には、どう記入すべきなのか分からない方もいるでしょう。どの書式で書く場合も共通する注意事項がいくつかあります。以下の点に留意しながら丁寧に対応しましょう。

身元保証書は誰が書く? 自分で代筆してもいい?

記入時には「身元保証人」が必要で、一般的にその役割を担うのは両親です。ただ、人によっては両親に頼めないケースもあるでしょう。その場合、配偶者(夫や妻)、祖父母、成人した子どもなどに身元保証人に担ってもらうのも可能です。企業の担当者に相談しましょう。

注意したいのは本人が代筆するのは厳禁であること。法的な書類なので必ず保証人となる方にお願いして、直筆で署名、捺印してもらいましょう。また印鑑は本人・保証人でそれぞれ別のものを使う決まりになっています。保証人が両親であっても、同じ印鑑を使わないように注意しましょう。

日付、住所記入時のポイント

日付は入社日、またはそれ以前の年月日を記入します。入社当日には身元保証期間の効力が発生している必要があるからです。住所欄には身分証明書に記載してある現住所を記入しましょう。本籍は必要ありません。

誤字、脱字に注意! 下書きを万全に

万一、誤字を記入してしまったらその箇所に二重線を引いて訂正印を押しましょう。記入漏れや押印漏れがあるとそのほとんどの場合、再提出となります。心配な方は記入前に鉛筆で下書きをし、よくチェックしてから清書をするといいでしょう。

身元保証書の文章例

実際の書式や記入例は、以下のような形が一般的です。△マークが実際に記入する必要のある箇所です。
まず、就職先の企業名と社長、または、代表取締役の氏名が記載されています。その後に新入社員の氏名を署名捺印、最後に身元保証人の氏名を1名、または2名分署名捺印します。


株式会社●●●●
代表取締役 ●●●●殿

現住所:△△△△
氏名:△△△△ 印
生年月日:△年△月△日

上記の者が貴社に入社するに当たり、次の通り身元保証を致します。

1. 本人が就業規則及び諸規則を遵守し誠実に勤務することを保証いたします。万一、これに反する行為を行い、故意または過失により貴社に重大な損害を与えた場合には、本人と連携してその損害を賠償いたします。

2.身元保証期間は、本日より5年間といたします。
令和△年△月△日

現住所:△△△△
本人との続柄:△△
身元保証人氏名:△△△△ 印

身元保証書の提出時に確認しておきたいこと

身元保証書は、前述の通り、保証人を立てた契約書です。しっかりと内容を把握してから提出しないと、万一の時にトラブルになりかねません。特に以下の点については注意して記入しましょう。

身元保証期間を明確に

万一、会社内でトラブルが発生した場合、身元保証期間内かどうかが焦点になります。企業と労働者の双方で有効期間に対する言い分が異なっていると大問題になりかねません。

身元保証期間は、身元保証書に記載がない場合は3年間とされています。当事者同士で定めた場合は5年まで延長できますが、その場合は身元保証書に契約期間を記載する必要があります。

当事者間で身元保証期間を定めた場合、契約の「更新」が可能です。身元保証書に「自動更新」が定められている場合は、双方から解除の申し出がない限り、自動的に延長されます。

印鑑証明書は必要?

身元保証書とともに印鑑証明の提出が必要になるケースがあります。印鑑証明を求めることで架空の保証人を立てられず、企業にとってはより安心だからです。印鑑証明が必要になる場合、身元保証書への押印は印鑑証明と同一のものを使用しなければならないので注意しましょう。

まとめ

身元保証書に接する機会は限られるため、馴染みがない方がほとんどでしょう。だからこそ、書き方やルールをしっかり把握する必要があります。

(学生の窓口編集部)

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