内定ですべて終わりじゃない! 内定後に必要な提出物とは?

2019/08/07

内定・内定辞退

今回は、内定後に必要な提出物や、提出が遅れる際の対処法をご紹介します。
内定をもらって一安心するかもしれませんが、まだまだ会社とのやりとりは続きます。内定後に提出しなければいけない書類もありますし、企業によっては適性検査や研修もあります。
書類の提出は、期日を守って対応しなければいけません。もし、期日に遅れるのであれば電話やメールで必ず連絡をしましょう。

内定後の提出物

内定後の提出物

内定後に提出する大切な書類として「内定承諾書」があります。内定承諾書とは、入社意思を確認するための書類のことで、これを取り交わすことで、就活生と会社の間で労働契約が結ばれることになります。

内定承諾書は、会社に訪問して捺印を行う場合もありますし、郵送で届いたものに返送する場合もあります。

また、内定承諾書は早く返送するのがマナーです。他社の状況を待っている場合や、家族と相談するときは、あらかじめその旨を伝えましょう。

その他、内定後にほとんどの会社で提出が必要な書類としては以下があげられます。

・年金手帳
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・扶養控除等申告書
・健康保険被扶養者異動届
・給与振込先の届書

また、会社によっては以下の書類を提出することになります。

・入社誓約書
・雇用契約書
・住民票記載事項証明書
・身元保証書
・健康診断書
・従業員調書
・卒業証明書
・免許や資格関連の証明書

書類は、入社するまでに提出する場合と、入社式で提出する場合があります。いずれにせよ、入社までに全てをそろえておく必要があるので、しっかりと準備しておきましょう。

内定後にまた履歴書を提出する必要があるのはなぜ?

会社によっては、内定後に再び履歴書の提出を求められる場合があります。内定をもらったあとに「なぜ提出をしなければいけないのか?」と疑問に思うかもしれませんが、基本情報に変更がないか確認をするのに必要なのです。

内定後の最新情報を確認するための書類なので、自己PRや志望理由などは変更しなくても問題ありません。ただし、最新の履歴書に置き換えて保管することも考えられるので、空欄というのは好ましくないでしょう。

住所や連絡先、資格の有無などが変更になったときは書き直しておきます。その際は「履歴書の住所が変更になっております」など、変更点について一言添えるのがマナーです。

内定後にESや推薦状を提出するとき

内定後に、エントリーシートや推薦状を再提出することもあります。履歴書と同様に適切に対応しましょう。書類は、郵送で提出することが多いと思いますが、内定後ということで、長期の旅行や帰省などで対応が遅れることがあるかもしれません。

その際は、電話やメールで「お詫び」と「いつまでに提出できるか」を伝えます。通常であれば、電話で伝えるのが好ましいですが、海外滞在中など、何らかの状況で電話ができないときはメールで連絡します。

電話での伝え方は以下の通りです。

ーーー
お忙しいところ失礼いたします。
私、内定をいただいております〇〇大学の〇〇〇〇と申します。

提出書類のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、予定より必要書類をそろえるのに手間取っておりまして、
期日までに間に合わない恐れがございます。

〇日までにはすべてそろうかと思うのですが、遅れてしまいますことお詫びいたします。
ーーー

メールでの伝え方は以下の通りです。

ーーー
件名:提出物遅れのお詫び

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

先日は提出書類のご連絡をいただきましてありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、提出書類の準備が遅れて期日に間に合わない恐れが出てまいりました。
〇日までにはすべてそろうので速やかに対応させていただきます。
期日に間に合わないことをお詫び申し上げます。

以上、宜しくお願い致します。
----------
学校名:〇〇大学〇〇学部
氏名:〇〇〇〇
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:XXXXX@XXX.com
―――

提出書類を郵送するときは、添え状にお詫びの一言を添えます。そのあと、郵送完了メールを送るとよいでしょう。

まとめ

今回は、内定後に必要な提出物や、提出が遅れる際の対処法をご紹介しました。内定をもらったからといって、電話やメールのチェックはお忘れなく!入社するまでに準備しておく書類が、必ずあるはずですので、会社からの連絡は常に確認しておきましょう。

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