健康診断書は開封せずに郵送するの? 提出先・提出方法のマナーについて解説

2020/02/06

入社準備

内定を得てその会社に入社するにあたって、ほぼ必ずと言っていいくらい健康診断書が必要になります。会社指定の病院で健康診断を受けた場合は、そのまま会社に送ってもらえることもありますが、自分で病院を探して受けた健康診断の場合は、自分あてに届いた健康診断書を会社宛てに郵送することが多いです。
今回の記事では、そうした健康診断書郵送のマナーや気を付けておきたいポイントを紹介していきます。

<目次・お困りごとの解決策>

1.企業へ健康診断書を郵送するときのポイント
2.インターンでも健康診断書は必要?
3.健康診断書の提出が遅れる!そんなときの対処法
4.大学卒業後すぐ就職しなかった既卒でも健康診断書は必要?
5.健康診断書と健康診断証明書の違いについて

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企業へ健康診断書を郵送するときのポイント

健康診断書の提出先・提出方法

病院から健康診断書が送られてきた場合、原則として封は閉じたままにします。そして、送付状と健康診断書をクリアファイルにはさんで、封筒に入れます。封筒の色は、白色や茶色など、派手でない色を選択しましょう。

多少お金はかかりますが、特定記録サービスを使ってもよいかもしれません。郵便物の引き受けを記録するサービスです。

健康診断書の送り方【送付状の書き方】

健康診断書を郵送するときは、送付状を添えると丁寧でしょう。基本的には、履歴書や成績証明書などを郵送するときと書き方は同じです。送付書類の箇所は「健康診断書」と書きます。

封筒は、表面に相手先の住所や宛名を書きます。住所は、省略せずに正式名称で記入しましょう。

宛名は、わかっていれば、氏名を「様」を付けて書きます。「人事部 ○○様」という形です。このとき、名前間違いはしないように気をつけましょう。たとえば、「わたなべ」でも「渡辺」「渡部」「渡邊」「渡邉」など、複数あります。もし、氏名がわからなければ「人事部 ご担当者様」と記載するとよいです。

また、「健康診断書在中」と朱書きで書くようにします。郵便局員や会社の担当者に中に何が入っているか伝えるためです。

裏面には、自分の住所と氏名を記入します。何かトラブルになったときに、自分の元へ返ってくることもあるため、きちんと書きましょう。

健康診断書は折らずに封筒に入ること

健康診断書の提出先・提出方法

健康診断書の提出の仕方ですが、基本的には、病院や健診センターなどから送られてきたままの形で郵送するのが好ましいです。もし、封筒に入っていたらそのまま開封せずに別の封筒に入れます。

封筒に入ってない場合は、A4サイズのクリアファイルにはさんで封筒に入れるのがベターでしょう。三つ折りにすることがNGというわけではありませんが、原則として書類は折らないことになっています。

ただし、病院や健診センターから三つ折りになって渡されたときは三つ折りのままでも問題ないでしょう。医療関係の書類は、中身が透けて見えないように三つ折りで送られてくることが多いです。

厳封されているものは封を開けずに郵送がマナー

健康診断書や成績証明書など厳封されている書類に関しては、わざわざ封を開けて入れ替えるのではなく、そのまま送るのがマナーになっています。封を開けないことによって、偽装をしていない証明にもなります。

健康診断書のコピーは原則NG

健康診断書は原本を提出します。会社によってはコピーでも問題ない場合もありますが、何も指定がなければ、原本を提出するという認識でいましょう。

インターンでも健康診断書は必要?

インターンでも健康診断書の提出が必要な会社もあります。その場合は、どの項目の診断を受ける必要があるのか、いつまでに提出すればよいのか、などを確認しましょう。

健康診断書の発行には1週間ほどかかることもあるので、余裕をもった行動を心がけましょう。

健康診断書の提出が遅れる!そんなときの対処法

健康診断書の提出が遅れることがわかったときは、速やかにに会社の担当者に連絡しましょう。遅れてからの事後報告は印象がよくありません。先に連絡をして、いつまでに提出できるかを伝えるとよいです。

健康診断書が間に合わない場合は電話連絡するべき?

健康診断書が期日までに間に合わない場合は、メールではなく電話で連絡するのが好ましいでしょう。メールより電話のほうが早く伝わります。提出日に、間に合わないことを伝えるという報告は、社会人になるにあたってあまりよい印象を与えません。

大学卒業後すぐ就職しなかった既卒でも健康診断書は必要?

既卒で就職をする場合も健康診断書は必要になります。健康診断は定期的に受けておき、健康診断書を発行しておくと、スムーズに提出できるでしょう。

健康診断書と健康診断証明書の違いについて

「健康診断書」と混同しやすいものとして「健康診断証明書」があります。「健康診断書」とは、医療施設で受けた所見・結果をもとに、医者が診察のうえ、医師の捺印で証明するものです。

一方、「健康診断証明書」は、定期健康診断で得られた所見を電子印で印刷して証明するもの、という違いがあります。

まとめ

会社から健康診断書を郵送で提出するように連絡が来ることも想定されます。その際は、封筒に入っていたら開封せず、クリアファイルにはさんで、さらに封筒に入れましょう。

「健康診断書在中」という朱書きは忘れがちですので、気をつけてください。会社に提出するときは、気配りを忘れずに対応しましょう。

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