内定通知書はいつ送られてくる? 郵送時期や届かない場合の対処法を解説

2019/07/24

内定・内定辞退

企業から内定を書面で知らせる内定通知書。いつ送られてくるのかと疑問に思っている就活生の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、企業から内定通知書が発送される時期や、届かない場合の対処法についてご紹介します。

内定通知書

内定通知書とは

内定通知書とは、企業から学生に送られる「内定の詳細」を記載した文書です。

書面には内定の連絡と合わせて、入社日や同封している書類の詳細、問い合わせ先などが記載されているのが一般的です。

ただ、内定通知書には決まった書式や定義はないため、記載内容も企業によって異なります。労働条件などが細かく記載されている場合もあれば、「採用通知書」というタイトルで送付されるケースもあるのです。

内定通知書はいつ送られてくる? 郵送時期や届かない場合の対処法を解説

内定通知書が送られてくるタイミング

企業によって内容が異なる内定通知書ですが、送付される時期もさまざまです。ここでは、一般的な受け取りのタイミングをご紹介します。

面接から1週間前後が1つの目安

内定通知書が送られてくる期間ですが、だいたい1週間から10日前後を目安に考えておくといいでしょう。

企業としても、優秀な人材は早めに確保したいので、内定を決めた就活生に対しては、迅速に書類を送付してくるケースが多いようです。

そのため、内定の知らせを内定通知書で送付する前に、電話などで連絡をする企業も少なくありません。

また、内定通知書を内定式の場で授与する企業もありますので、企業側から詳細な説明がない場合は、事前に質問をするなど、内定の通知方法を確認しておいたほうが無難です。

内定通知書が届かないとき

「電話やメールで内定の連絡は受けたものの、内定通知書がいつまで待っても届かない」という場合は、一度人事担当者に連絡してみましょう。単に手配が遅れているときもあれば、なんらかのトラブルで発送自体がされていないケースもあります。

例として「1週間で送付します」と伝えられていたのであれば、10日ほど待ってから、メールや電話で問い合わせてみるといいでしょう。

また「採用か不採用か。書面で結果が届くはずなのにどちらも届かない」ということもあるかもしれません。その際も「1週間ほどで送付します」と伝えられていたのなら、1週間と数日待ってから問い合わせてみましょう。

・内定通知書を発行していない企業の場合

「内定通知書を発行していない」という企業も存在しますが、採用に関するトラブルを避けるためにも、内定通知書はなるべく発行してもらったほうが安心です。

内定通知書が必要な場合、まずメールで問い合わせてみましょう。内定通知書という形ではないかもしれませんが、相応のものを送ってもらえる可能性があります。

届いたら対応は迅速に

内定通知書が届くより前に、内定の連絡を頂いた場合は、電話であればその場で、メールであれば返信で感謝の気持ちを伝えます。

また、内定通知書で知った内定を承諾する場合は、通知書を受け取った当日か、遅くとも翌日中には、その意思を伝えましょう。

その際は、内定通知書と一緒に送られてくる「内定承諾書」に署名をして返送します。その際は添え状を準備して、お礼の言葉と入社の意思、前向きに頑張りたいという気持ちを簡潔に伝えましょう。

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内定通知書が届いた後で辞退する際のマナー

内定通知書が手元に届いた後「やっぱり辞退したい……」というときは、すぐに企業へ連絡します。法律上では「入社予定日の2週間前まで」に申し出れば、「入社します」と伝えた後でも、問題なく辞退ができるとされています。

とはいえ、入社日が近づいてからの辞退は、企業にとっても大きな痛手となりますから、少しでも早い時期に連絡するのがベターです。

辞退の意思を電話で伝える際は、内定をもらったことに対するお礼を伝えた後、辞退する理由とお詫びを、丁寧な言葉で述べるようにしましょう。辞退する理由を言いたくない場合は「一身上の都合で~」と相手に告げます。これはメールで連絡する場合も同様です。

内定を辞退するために電話をかける時間帯は、前述のように始業直後やお昼休みを避けたほうが無難です。「ただ今お時間よろしいでしょうか?」と担当者の都合を確認するなど、ビジネスマナーに則った対応を心がけましょう。

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まとめ

「内定」は就活生にとって1つのゴール。些細なトラブルでも不安になる気持ちも分かりますが、丁寧に問い合わせれば、企業側も誠実に対応してくれるはず。心配事はそのままにせず、できるだけ早い段階で解消するように努めてみましょう!

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