内定承諾書返送時の添え状の書き方とマナー【例文あり】

2021/05/31

内定・内定辞退

内定先企業から内定通知とともに送られてくる「内定承諾書」。入社を決めた企業なら、内定承諾書の内容を確認して返送する必要があります。ここでは、内定承諾書とはどんな書類かを押さえた上で、返送時のマナーとなる添え状の書き方について、例文を交えながら解説します。

内定承諾書とはどんな書類?

通常、内定を得ると、内定の旨を知らせる「内定通知書」あるいは「採用通知書」が企業から送られてきます。だいたい、この通知書には内定承諾書(企業によって「入社承諾書」や「内定誓約書」など)が同封されているのが一般的です。内定承諾書は、内定を得た学生が企業に対して、内定を承諾し、入社することを誓約する書類です。入社の意思が固まっているのであれば、署名捺印をして企業に提出する必要があります。

内定承諾書の内容を確認

多くの場合、内定承諾書には、「私(内定者)は、○月○日付で貴社へ入社することを承諾します」といった文言のほかに、以下のような内定取り消しとなる条件が記載されています。

・内定者が大学を卒業できなかった場合
・内定者が傷病で働くことができなくなった場合
・内定者が反社会的行為を犯した場合
・企業の業績悪化により整理解雇が必要な場合

上記のような内定取り消し条件もよく確認し、「異議申し立てをしません」と承諾するなら、署名捺印をし、企業に提出します。その際、本人の署名と保証人の署名が必要になることがあります。あらかじめ両親など親族の方に伝えておくといいでしょう。

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返送する際は添え状を付けるのがマナー

内定承諾書は、入社する意思が固まっているのであれば、速やかに返送するようにしましょう。内定承諾書を返送する際は、添え状(送付状)を付けて送るのがマナーです。内定承諾書だけでなく、大事な書類を送る時に添え状を付けるのは、ビジネスマナーの基本なので覚えておきましょう。

添え状には、「日付」「宛名(企業名、部署名、担当者名)」「自分の名前と連絡先(学校名、氏名、住所など)」「件名」「本文」「同封書類」を記載します。

内定承諾書に付ける添え状の書き方

例文を示して、添え状の基本的な書き方を紹介しましょう。書き方のポイントは6つあります。

1.日付は記載日ではなく、提出日を記載します。郵送の場合はポスト投函日、持参する場合は持参日です。位置は右上に書きましょう。

2.宛先は、企業の正式名称、担当者の所属部署と肩書を書きます。企業名は「(株)」など略さずに「株式会社○○」と書くようにしましょう。担当者がわからない場合は「ご担当者様」あるいは担当者の所属部署の右に「御中」と記載します。位置は左上。

3.連絡先は、郵便番号、住所、名前、電話番号(携帯電話番号)などを右寄せで記載します。

4.件名はセンタリングで記載します。わかりやすいように少し大きめの文字にしてもよいでしょう。

5.頭語、前文、用件、末文、結語の順に記載します。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」でよいでしょう。本文にあたる用件は簡潔に書くようにしましょう。

6.同封書類は箇条書きで記載します。

添え状の例文

20XX年◯月◯日

株式会社□□□□
人事部
○○△△様

〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
学窓太郎
携帯電話:000-0000-0000
e-mail:○○○@○○○.ac.jp

内定承諾書の送付について

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 

このたびは内定通知書をご送付いただき、誠にありがとうございました。
貴社に内定をいただくことができ、大変光栄に存じます。
つきましては、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収ください。


今後ともよろしくお願い申し上げます。

敬具

・内定承諾書 1通
・〇〇〇〇〇 1通

以上

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添え状ができたら発送の準備

内定承諾書を提出するための封筒は、茶封筒ではなく白封筒で、A4書類が入るサイズ(一般的に角形2号)のものを用意してください。正式な書類を送るときは白封筒のほうが望ましいでしょう。また、書類が折れたり雨で濡れたりしないよう、クリアファイルに入れて送るようにしましょう。

表面には、中に何が入っているかがわかるよう「内定承諾書在中」と赤字で記してください。縦書きが一般的ですが、社名がアルファベットの場合は横書きのほうが読みやすい場合もありますので、横書きでも問題はありません。裏面には、「自分の郵便番号」「住所」「氏名」を記載します。封を閉じたあと、〆印を入れるのも忘れないようにしてください。

もし返信用封筒が同封されていた場合は、もちろん使用して構いません。その場合、宛名の社名の部分に「行」と書かれているのを二重線で消し、社名のみなら「御中」、担当者名も記載するなら「様」と書き換えましょう。

準備ができたら郵便局へ行き、発送の手続きをしてください。ポスト投函だと、万が一切手の料金が足りない場合に手元に戻ってきてしまうので、窓口でしっかり計量してもらうのがおすすめです。「書留で送ったほうがいいの?」と悩む人もいるかもしれませんが、基本的に普通郵便で問題ありません。書留は受け取る側が受領印を押す必要があり、企業側に不要な手間をかけさせてしまうため、普通郵便でよいでしょう。

提出期限を過ぎないように注意

提出期限がある場合は、必ず期限内に提出しましょう。提出期限が記載されていない場合も、入社の意思が固まっているのなら、速やかに発送するようにしてください。期限が過ぎてしまえば、「入社の意思がない」と判断されてもしかたありませんので、十分注意しましょう。

まとめ

内定承諾書は、入社の意志が固まっている場合、速やかに提出しましょう。一方、入社の意志が固まり切っていない段階で安直に提出し、後になって辞退することは企業に大変な迷惑をかけることになりますので、十分注意してください。

内定承諾書を郵送で提出する際は、必ず添え状(送付状)をつけましょう。書き方や発送の準備は上記を参考にしてください。書類送付の際の添え状は、ビジネスマナーの基本になるので、これを機会にしっかり身に付けてくださいね。

マイナビ学生の窓口編集部

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