内定承諾書はどう書く? 正しい書き方や提出方法を解説(例文付き)

2019/07/18

内定・内定辞退

内定をもらった後、企業から「内定承諾書」という書類が届くことがあります。入社を希望するのであれば、提出が必要となります。いざ内定承諾書が届いたときに提出の仕方がわからず慌ててしまうことがないように、内定承諾書の内容や書き方、提出の仕方などを押さえておきましょう。

内定承諾書の正しい書き方や提出方法

内定承諾書の意味

内定承諾書は、企業が内定者に入社意思があることを確認し、内定者側はdその会社に入社することを承諾する役割があります。内定承諾書という名称ではなく、企業によっては「入社承諾書」や「内定誓約書」としているもあります。

内定承諾書に法的な効力はありません。ただ、学生に内定を出すまで、企業側はあらゆるコストをかけていますから、ギリギリになって内定を辞退されたりしないように最終的な意思確認として利用している側面もあります。

内定承諾書の内容

内定承諾書の内容は企業によってさまざまですが、多くの場合は「私(内定者)は、●月●日付で貴社へ入社することを承諾します」といった文が記載されています。

また、「大学を卒業できなかった」「履歴書に虚偽の記載があった」など、内定期間中に万が一のことがあった場合は内定取り消しになるといった、内定取り消しとなる条件が記載されていることもあります。

書類下部には署名欄があり、記載内容を承諾するのであれば、日付や氏名など必要事項を記入し、捺印の上で提出する、という流れになります。

内定承諾書の提出方法

内定承諾書は大事な書類ですので、マナーを守って、人事担当者に失礼のないように提出しましょう。

署名をする

まず、記載内容に問題がないのであれば署名と捺印をします。

その際、本人の署名と保証人の署名が必要になることが多いので、ご両親やご親族にお願いして署名をしてもらってください。保証人も捺印が必要となりますので、あらかじめ伝えておきましょう。

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添え状を用意する

内定承諾書を返送する際は、添え状を同封するのがマナーです。内定承諾書だけでなく、大事な書類を送るときに添え状をつけるのは、ビジネスマナーの基本でもありますので覚えておくといいでしょう。

添え状には、以下の項目を記載します。

1. 日付
2. 担当者名(企業名、部署名、担当者名)
3. 差出人(学校名、氏名、住所、連絡先)
4. タイトル
5. 挨拶
6. 本文
7.「記」
8. 送付書類の内容
9.「以上」


このような構成を踏まえて、そのまま使える書き方の例も紹介しておきます。

<添え状の例>

20XX年◯月◯日

株式会社〇〇
人事部 ○○○○様

〒000-0000
東京都○○区○○1-1-1
学窓太郎
携帯番号:000-0000-0000
e-mail:○○○@○○○.ac.jp

内定承諾書送付の件

拝啓

時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは内定通知書をご送付いただき、誠にありがとうございました。貴社に内定をいただくことができ、大変光栄に存じます。

つきましては、ご指示のありました下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

・内定承諾書 1通
・〇〇〇〇〇 1通

以上

封をする前に、誤字・脱字がないか必ず確認してください。

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封筒を用意〜発送手続きをする

内定承諾書を提出するためには封筒が必要です。茶封筒ではなく白封筒で、A4書類が入るサイズ(一般的に角形2号)のものを用意してください。

正式な書類を送るときは白封筒のほうが望ましいでしょう。また、書類が折れたり雨で濡れたりしないよう、クリアファイルに入れて送るようにしましょう。

表面には、「郵便番号」「住所」「会社名」「宛名」のほか、中に何が入っているかがわかるよう「内定承諾書在中」と赤字で記してください。縦書きが一般的ですが、社名がアルファベットの場合は横書きのほうが読みやすい場合もありますので、横書きでも問題はありません。

裏面には、「自分の郵便番号」「住所」「氏名」を記載します。封を閉じたあと、〆印を入れるのも忘れないようにしてください。

もし返信用封筒が同封されていた場合は、もちろん使用して構いません。その場合、宛名の社名の部分に「行」と書かれているのを二重線で消し、社名のみなら「御中」担当者名も記載するなら「様」と書き換えましょう。

準備ができたら郵便局へ行き、発送の手続きをしてください。ポスト投函だと、万が一切手の料金が足りない場合に手元に戻ってきてしまうので、窓口でしっかり計量してもらうのがおすすめです。

「書留で送ったほうがいいの?」と悩む人もいるかもしれませんが、基本的に普通郵便で問題ありません。書留は受け取る側が受領印を押す必要があり、企業側に不要な手間をかけさせてしまうため、よほどの理由がない限り普通郵便で大丈夫です。

お礼状について

添え状を同封していれば、お礼状は必須ではありません。お礼の言葉を書いた添え状をつけているのに、さらにお礼状をつけるというのは、少々やりすぎかもしれません。基本的には添え状がついていれば、お礼状は別途必要ないと考えて問題ありません。

提出期限について

内定承諾書と一緒に送られてくる添え状などに提出期限が記載されていることもあります。その提出期限に間に合うよう、なるベく早めに提出しましょう。提出期限が記載されていない場合も、届いてから数日のうちには発送するようにしてください。

万が一なんらかの事情で提出期限を過ぎてしまった場合は、すぐに担当者に電話でその旨を伝えてください。期限が過ぎてしまうと、企業側への印象もよくないですし、もしかすると「入社の意思がない」と判断されてしまうかもしれませんので注意しましょう。

まとめ

内定承諾書は、必ず期限を守って提出しましょう。提出する際には基本的なビジネスマナーを守ることを頭に入れておいてください。内定承諾書を提出する時点で、すでにその会社の一員であり、社会人への第一歩であるという意識を持っておくといいですね。

(学生の窓口編集部)

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