開封厳禁!?卒業証明書を郵送する際の送付の仕方や提出先・添え状について

2019/07/31

内定・内定辞退

内定をいただいた後、「期日までに卒業証明書を会社まで郵送してください」と人事部から連絡が来ることがあるでしょう。卒業証明書を郵送する際の送付の仕方や提出先・添え状などの基本的なことを解説いたします。
入社することになる会社が相手のことですので、失礼なく対応したいところ。卒業証明書を郵送する際に起こしがちな間違いを伝え、正しい郵送方法を紹介します。

卒業証明書を郵送する際の送付の仕方や提出先・添え状について

卒業証明書を発行してもらった際、開封無効との但し書きがある封筒に入っていた場合は、封筒を開けずに会社に送る封筒の中にそのまま入れて郵送するようにしましょう。そうした厳封封筒に入っていなければ、特に気にする必要はありません。

なお、封筒に『重要書類在中』あるいは『卒業証明書在中』と朱書きすると丁寧に迅速に扱ってもらえます。朱書きは、郵便局員や会社の担当者に封筒の中に何が入っているか明確に伝えるために必要です。

そして、添え状を忘れないようにします。添え状は、他の書類を郵送する際にも利用するのでパソコンで作成するとよいでしょう。日付や中に入っている書類のことを書き換えるだけで使い回すことができます。

もしも厳封の卒業証明書を開封してしまったら…?

事情にもよりますが、たとえば親が間違えて開封してしまい提出期日までに再発行が間に合わないというトラブルなら正直に会社の担当者に説明し、そのまま送ってもよいのか、提出を遅らせてもらえるか確認しましょう。

もし開封してしまいそれを隠すために自分で封をすると卒業証明書の書き換えをしたのではないかと疑われてしまうことがあります。会社の担当者に確認して、開封しても問題ないという判断であれば、封はせずに同封し、その代わり間違えて開封してしまった旨を一筆したためて送るとよいでしょう。

多少提出期限が遅れても問題ないことが多いので、会社の担当者に相談してみてください。

卒業証明書の正しい送り方

卒業証明書の基本的なサイズと封筒

卒業証明書は基本的にA4サイズですが、学校によってはサイズが選べるところもあります。封筒は角形2号か3つ折りにされて長形3号の封筒に入っていることが多いです。郵送するときに使う封筒は一回り大きいものを選ぶとよいでしょう。

卒業証明書を郵送で発行した場合、3つ折りの封筒で来たらどうすればよい?

学校の窓口に直接行かずに郵送で受け取るようにした場合は3つ折りされた状態で卒業証明書が届くことがあります。その際も、封は開けずに3つ折りのまま会社へ郵送するようにしましょう。添え状も同封するのでA4サイズの角形2号を利用するとよいでしょう。

卒業証明書を郵送する際は朱書きを加えるとよい

卒業証明書を送る際は、封筒に朱書きをするようにしましょう。他にもいくつか書類を一緒に郵送するときは『重要書類在中』で、卒業証明書だけ郵送する場合は『卒業証明書在中』とするとよいです。

提出先への心遣いが大切!卒業証明書の送付状・添え状の書き方

卒業証明書に限らず、会社に書類を郵送するときは、『添え状』あるいは『送付状』と呼ばれる中身の内容を表す書を1枚同封するのがマナーです。

卒業証明書を送るときに添える、添え状の書き方は以下の通りです。

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令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇
〇〇部
〇〇〇〇様

氏名
住所
メールアドレス
電話番号

証明書送付につきまして

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日連絡頂きました件につきまして、以下証明書をお送り致しますのでご確認の程宜しくお願い致します。

敬具

・卒業証明書・・・1通

以上
---

基本的には、履歴書やエントリーシートを郵送するときの添え状と同じです。中に入っている書類が卒業証明書に変わります。日付間違いや宛名間違いに気をつけましょう。

卒業証明書は電話1本で発行できる?

卒業証明書を郵送する際の送付の仕方や提出先・添え状など

卒業証明書は、電話やファックスでは発行申請できません。ただし、発行する前に事前に電話で問い合わせをして発行方法や必要な持ち物を確認することはできます。卒業証明書の発行は、学校の窓口か郵送で受け付けています。

まとめ

卒業証明書が厳封されていた場合、自分では開封してはいけません。たとえ本人であっても開封してしまうと無効となってしまいます。

誤って開封してしまい、提出期限に間に合わなくなってしまったら、正直にその旨を会社の担当者に伝えれば、適切な対応方法を教えてもらえます。

バレないのではないかと思い、自分で閉じて郵送してはいけません。意外とわかるもので、不信感を抱かせてしまうきっかけになってしまいます…。添え状を同封して適切に対応しましょう!

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