卒業証明書の発行を代理人に委任する場合

2019/07/24

入社準備

卒業してから地元に戻ったり違う地域に引っ越したりした人もいると思いますが、「就職先から卒業証明書の提出を求められた」といった場合は時間や金額のコストを考えてしまいますよね。
しかし、『卒業証明書』を発行するだけであれば、代理人を立てて申請・受取を依頼するという方法があることを知っておくとよいですね。多くの学校で取り入れられているシステムなので、ぜひ活用したいところ。

この記事では一般的な『卒業証明書』の代理申請・受取について紹介します。


本人がどうしても卒業証明書をもらいに行けない場合

申請する本人がどうしても『卒業証明書』の申請に行けない場合は、代理人に依頼することができます。そして、申請方法としては

・学校の窓口に行く
・郵送する

この2点になります。
郵送は手続き以外に郵送期間が必要になるため、なるべく早く入手したいときは学校の窓口に行くとよいでしょう。

『卒業証明書』を申請するときには『証明書交付願』が必要になり、以下のような項目を記入します。


交付申請する日

氏名
生年月日
現住所
電話番号

卒業学部・学科
必要な部数

卒業証明書が必要な理由
(卒業証明書が必要な理由は、「就職活動のため」「資格取得のため」などで問題ありません。)


卒業証明書を代理人に発行してもらうには『委任状』が必要

学校によっても少し違いますが、『卒業証明書』を申請する際は以下のものが必要になります。

・証明書交付願
・発行手数料
・証明書申請者の身分を証明するもの
・返信用の封筒(受取を郵送にする場合)

学校の窓口で申請する場合は身分を証明するものを原本で提示することもありますが、郵送で申請する場合は身分を証明するものはコピーで問題ありません。

たとえば、運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなどが身分を証明するものとして有効ですが、マイナンバーの通知カードは身分を証明するものとして認められていないので気をつけましょう。

そして、『卒業証明書』を代理人に発行してもらう際には、さらに以下のものが必要になります。

・証明書申請者が書いた委任状
・代理人の身分を証明するもの

委任状は、学校によってフォーマットや指定された内容があるので、ホームページからダウンロードした書類に記入するようにしましょう。また、中には押印が必要な場合があるのであらかじめ準備しておくことをおすすめします。

証明書申請者と代理人の住んでいる場所が離れている場合は、まずは委任状を送付するというステップが必要になります。

郵送であれば『卒業証明書』を受取に1週間ほどかかるのであらかじめ余裕を持って申請しておきましょう。

『卒業証明書』は以下のような形の書類です。


卒業証明書

氏名
生年月日
学籍番号

下記のとおり相違ないことを証明する。

〇〇学部✕✕学科

20〇〇年4月1日 入学
20〇〇年3月20日 卒業

学士

発行日
住所


どの学部学科をいつ入学して、いつ卒業したかということを証明してくれるため、会社に入社するときに『卒業証明書』の提出を求められることが多いですが、これは履歴書や面接で伝えた情報に誤りがないか確認するためです。間違いがあってはいけない重要なことですが、既卒であれば卒業した年を勘違いしているケースもあるかもしれません。

在学中の就活生であれば卒業年度を勘違いすることは少ないでしょうが、単位が足らなくて卒業できなかったということがないか確認する意味合いがあります。

ちなみに、在学中は『卒業証明書』を発行することは本人でもできません。代わりにひとまず『卒業見込証明書』を会社に提出する人も多いようです。自分の所属する学校を卒業する見込みがあることを証明する書類ですので、少なくともその学校に在籍していることの証明になるというわけです。

まとめ

今回は証明書の発行を代理人に委任する場合についてご説明しました。

『卒業証明書』を自分で申請することが難しいときは代理人にお願いするとよいですが、郵送で申請することもできますし、代理人に依頼するときは委任状が必要になることに留意したほうがよいですね。

いずれにせよ、少しの手間がかかってしまいますが、それだけ重要な証明書だともいえるでしょう。一度に何通か発行することもできますが、取り扱いには注意して、大切に保管および提出しましょう。

学校によって『卒業証明書』の発行手続きが多少異なるので学校のホームページをよく確認することをおすすめします。それぞれ適した証明書交付願や委任状などのフォーマットを利用する必要があります。

なにか疑問点があれば学校の窓口に問い合わせるとよいでしょう。受付時間が平日のみの学校のあるので調整するのが大変かもしれませんが、その点から代理人に依頼するという手段もあります。

郵送で申請する際は、申請書類に不備があると適切に処理されないことがあります。心配であれば、なるべく学校の窓口を利用するとよいです。申請は窓口で受取は郵送という方法もあります。

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