どうすればいい? 在学中に卒業証明書を発行する方法

2019/07/24

入社準備

在学中に就職する会社から大学を卒業する証明書を提出してほしいと言われたら、少し困るかもしれません。なぜなら在学中は『卒業証明書』を発行できないからです。

しかし、代わりになる『卒業見込証明書』は発行できるので、会社に提出しておき、卒業する見込みがあることを伝えるとよいでしょう。『卒業証明書』は卒業式の当日に無料で1通発行してくれる学校もありますが、あらかじめ申請をしておく必要がある学校も多いので、かならず自分が所属する学校のホームページを確認することをおすすめします。

今回は、内定をもらえたら多くの会社で提出を求められる『卒業証明書』についてお伝えします。会社から求められる書類は期限内に提出しなければいけません。『卒業証明書』は、申請した当日に発行してもらえるとは限らないのであらかじめ余裕を持った行動を心がけましょう。

在学中に卒業証明書は発行できる?

在学中に卒業証明書を発行する場合


『卒業証明書』は卒業しないと発行できないので、在学中に入手することはできません。ただし、会社としては本当に履歴書に書いてある学校に在学しているのか、卒業できる見込はあるのか、確認したいところでしょう。

在学中は学生証を提示して学校に所属する身分であることを証明することがあると思いますが、内定先の会社に学生証を提示したり、コピーを提出したりすることは通常あまりなく、その理由は『卒業証明書』ではなく『卒業見込証明書』があるからです。

『卒業証明書』ではなく『卒業見込証明書』

学校を卒業する見込みがあることを会社に伝える方法としては『卒業見込証明書』があります。在学中に発行できる証明書ですので、内定がもらえて内定式に出席するときに提出するように求められるケースが多くあります。

会社によっては卒業することを条件に雇用するところもあるので、卒業できないとなると内定取り消しになる可能性があるので気をつけましょう。

きちんと卒業したのか、というポイントは会社としてもきちんと確認しておきたいところですので『卒業見込証明書』を提出した後に『卒業証明書』を提出することもあることを知っておいてくださいね。

卒業証明書は卒業式の当日にもらえます

『卒業証明書』の発行の仕方はさまざまですので、学校のホームページを確認するか学校の窓口で問い合わせることをおすすめします。

ある学校では、卒業式の日に無料で1通発行してくれるそうで、2通以上の発行の場合は事前に申請しておく必要がありますが、1通はなにもしなくても手に入れられるというわけですね。卒業することには就職先は一つに絞られているケースがほとんどですので困らずに済みます。

ほかには、かならず申請しないと1枚も『卒業証明書』が発行されない学校があり、その場合は1通200~300円ほどで発行可能で、手続きが必要になります。

申請の仕方は下記の二つであることがほとんどです。

・学校の窓口で申し込む
・郵送で申し込む

学校の窓口で申請するときは、証明書交付書に記入することから始まります。窓口にある用紙を利用するとよいでしょう。ネットで公開されている場合、プリントアウトしてもよいです。

次に証明書発行手数料の証紙を購入し、学校内に券売機で発行する証明書分の手数料を支払います。

そして身分証を提示します。学生証や運転免許証、パスポートなどが本人確認として使えます。ちなみに、マイナンバーカードは身分証になりますが、マイナンバー通知証は身分証にならないので、気をつけましょう。

さいごに郵送で受取を希望する場合は返信用封筒と切手を用意し、返信先の住所と適切な切手を貼っておきます。

代理人が申請および受取をすることも可能です。

・委任状の提出
・代理人の身分証の提示
・証明書申請者の身分証のコピー

上記、三つが追加で必要になるので気をつけましょう。

郵送で申請するときは、ネットで証明書交付書をダウンロードしてプリントアウトします。このときに、学校によって異なりますが、切手で手数料分の料金を支払います。身分証明書のコピーと返信用封筒を同封すると問題ありません。

和文と英文のいずれかを選ぶことができるので、会社に応じて選択するとよいでしょう。和文と英文を合わせた『卒業証明書』の枚数を返信するのに適した返信用封筒のサイズを用意してくださいね。

特に5通以上となると角形2号(A4サイズ)でないと入らないことも多いです。必要書類がそろっていないと発行できないので、よく確認しましょう。

まとめ

在学中に『卒業証明書』を発行することはできないので、会社から提出を求められたら『卒業見込証明書』を一旦提出しておくことをおすすめします。

一般的には入社式に『卒業証明書』の提出を求める会社が多いので、卒業式から入社式の間に入手しておく必要があります。

また、「卒業旅行にギリギリまで行っていて申請する時間がない……」となってしまったら、代理人にお願いするとよいでしょう。少し手間をかけることになりますが、会社に提出する証明書は間に合わせないといけないので、なんとか調整しましょう。

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