毛沢東からの電話?! この時期やりがちな電話の失敗を徹底解説! 瀧波ユカリの #フレッシャーズサバイバル

2019/04/22

新生活・準備

社会人のみなさんが新人時代に経験した失敗談を解決していく連載 #フレッシャーズサバイバル

失敗談を募集したところ、もっとも多かったのが「電話」に関する失敗談。今回は、そんな電話に関する失敗談を瀧波さんがまとめて徹底解説します!
「電話を取るのが怖い!」そんな方は要チェックです。

電話の失敗談をまとめて解決


電話口での相手の言葉が聞き辛く、電話を取るたび、何度も聞き直してしまいます。音量を大きくしてもそれは変わらずで、お名前や伝言の内容を聞き間違えてしまうことも多々あります。頭の中がいっぱいで真っ白になり、何を答えたらいいのかわからず無言になること事も。社会人12年目ですが、未だに電話業務は苦痛でしかありません。
何か改善策はありますか?(女性・31歳)



瀧波ユカリ
電話……! 既に日常生活ではほとんど使うことがなくなっているのに、仕事ではマストアイテムという、FAXと並んで恐ろしい存在。今回は、話での失敗談がたくさん寄せられたので、ジャンル分けして一挙ご紹介! そしてそれぞれの解決策も考えてみたいと思います。

聞き間違い系失敗談


ある日「毛沢東です」と名乗るお電話が。聞き直しても毛沢東としか聞こえず、仕方がないので「〇〇さん、毛沢東様からお電話です」と取り次ぎました。〇〇さんは電話を切ってから「毛沢東じゃなくてローターアクトだよー」と爆笑。当時の職場の社長が地元のロータリークラブ会員で、ロータリークラブのお手伝いをする若手社員の集まりがローターアクト。電話越しの早口が、ローターアクト→毛沢東と聞こえた…。(女性・32歳)


新卒の時、ロードサービスのコールオペレーターとして勤務していました。ある日お客様から車のトラブルで救助要請の電話がきて、今いる場所を伺うと「西モンゴルです」と聞こえ「……西モンゴルでございますか?」と復唱するも「いや違いますって(笑)西モンゴルです」と、何回聞いても西モンゴルにしか聞こえず。通話時間も長くなってきたため「西モ……ルでございますね」と言葉を濁したところお客様が「そうですそうです……ん !? ちゃんと聞こえてました!?『西 舞 鶴』ですよ!」と。
山梨県『南アルプス市』のように日本のどこかに実在する地名だとばかり……。(女性・29歳)

瀧波ユカリ

ありますよね、一番大事なところが聞き取れないとき! 

私の感覚ですが、会社で使う固定電話はスマホよりも音質が悪くて聞き取りにくいし、オペレーション用の電話も機器の調子が悪いと音が割れたり響いたりするんですよね。
ちなみに私が仕事をしていたテレオペの会社では、聞き取れないときのための決まり文句がありました。
「お客様、大変申し訳ありませんが、電話機同士の相性が悪いようでして、音声が聞き取りにくくなっておりますので、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか?」

聞く側の問題ではなく、話す側の問題でもなく、「電話機同士の相性」というよくわからない理由! でもこれを言うと、ほとんどの人は納得するんですよね。これでゴネる人には「当社ではIP電話を使っておりまして……」と言うと、「IP電話……?なんだか知らないけど、まあしょうがないか」というモードになり解決!

というわけで、あまりにも聞き取れないときは「電話機同士の相性」のせいにしてみてください。
「あいうえおのあ、ですか?」というように一語ずつ確認するのも、間違いがなくていい方法かと思います。そして最後に復唱! これ大事です。

電話のマナーを知らなかった系失敗談


外部からかかってきた電話にでたとき。「〇〇さん(上司)いらっしゃいますか?」と聞かれ取り次ごうとしたら、 上司が「あとで掛け直すって言っといて!」と書かれたメモを見せてきました。そこでなぜかテンパり電話口で「あ、あとで掛け直すそうです」とそのまんま伝えてしまい、切った後に「『〇〇はただいま席を外しておりますので』って言うんだよ!」と爆笑されました。(女性・33歳)


初めて1人で電話番をした日。伝言を頼まれ、相手は漢字を間違えないために「富士山の富〜〜」などと言っていたが意味がわからずそのままメモ。当然言ってること全部は書くので追いつかないし、変な人なのか? と思い途中で電話を切ってしまいました。(女性・40歳以上)

瀧波ユカリ

こういう電話独自のルールって、本当に厄介ですよね!

「田中は席を外しております」のように、電話口では上司でも「さん」や「課長」などを付けずに呼び捨てにするルールとか、言われないとなかなか気付けない! 「席を外しております」でいいのに「只今お昼を買いに外に出ています」とか具体的な情報を無駄に伝えちゃったり。
名前の漢字も「タカハシのタカはハシゴのほう」みたいな独自の言い回しがあったりしますよね。会話にいきなりハシゴが出てきて困惑する新社会人、絶対たくさんいる……。「ワタナベのナベ」の説明の難易度も高すぎます(渡辺、渡部、渡邉、渡邊…)。

でもこういうのって、知らないことは全然恥ずかしいことじゃないと思うんですよね。だって社会に出るまで知る機会がないし。それに電話の向こう側の人も、実はそんなに気にしてないものです。ちょっとの失敗はしょうがないと開き直って、あまり構えずに行きましょう!

言い間違い系失敗談


入社して緊張するのが電話当番。何度も会社名を言う練習してました。電話とった瞬間 「おはようございます! 〇〇でございます!」 お昼休みでした……「今お昼やで」と先方から爆笑されて終わりましたが、血の気がひきました(女性・40歳以上)


社会人一年目の頃、営業先への電話で「○○社の△△と申します」と名乗るところを「○○社の△△と思います」と言ってしまい、相手から「大丈夫、あなたは間違いなく△△さんだからそこは確信持っていこう(笑)」と励まされてしまいました。(女性・35歳)

瀧波ユカリ
必死になればなるほど面白い言い間違いをしてしまい、相手を笑わせてしまうパターンあるあるですね。最初の一言は、紙に書いて電話の前に貼っておくのが一番安心かも。

私もテレオペ勤務時代は「お電話ありがとうございます、〇〇社◯◯保険◯◯業務担当の瀧波でございます」と書いた紙を目につくところに必ず貼ってました。転職すると前職の言い回しがうっかり出そうになるので、家でブツブツ練習したりもしましたね。

電話機の誤操作系失敗談


会社の固定電話に「放送」という機能のボタンがあり、押すと電話で話したことが全社内に放送される仕組みでした。ある日、カッコイイ営業さんから電話があった時「〇〇さんの電話取れてうれしい! ファンなんですー! ゲヘヘ」と話した。直後、総務部長が血相変えて飛んで来て、「誰?! 今の変な放送した人!」と言われた。気付かぬ内に放送ボタンを押していたらしいです。(女性・35歳)

瀧波ユカリ
そう、会社の電話の謎のボタンの多さ……!「保留」ひとつとっても、保留にしたら受話器を置いても大丈夫な電話と、切れちゃう電話があったりして紛らわしいことこの上ない!

あと転送とか地味に難しくて、タイミングが悪くて切れちゃったりしますよね……。操作が苦手な人は、早いうちに先輩に確認して転送や保留の練習に付き合ってもらいましょう。

以上、電話の失敗特集でした!

ひとくちに電話と言っても失敗のパターンがいろいろあるので、いざ電話の前に座ると「何かやらかしてしまうかも……」と頭が真っ白になってしまう気持ち、よくわかります。でも失敗のタイプを分けて考えてみると、事前の準備や心構えでだいたいのことは予防できるはず。自分がよくやらかしそうなことをあらかじめ想像しておくといいかもしれませんね。

新社会人のみなさんが早くあの複雑な電話機の操作と独特なやりとりの作法に慣れますように! そして電話機も作法ももっともっとシンプルになっていきますように!

そんなふうに祈りつつ、応援しています。

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