社会人のみなさんが新人時代に経験した失敗談を解決していく連載 #フレッシャーズサバイバル。
失敗談を募集したところ、もっとも多かったのが「電話」に関する失敗談。今回は、そんな電話に関する失敗談を瀧波さんがまとめて徹底解説します!
「電話を取るのが怖い!」そんな方は要チェックです。
瀧波ユカリ |
電話……! 既に日常生活ではほとんど使うことがなくなっているのに、仕事ではマストアイテムという、FAXと並んで恐ろしい存在。今回は、話での失敗談がたくさん寄せられたので、ジャンル分けして一挙ご紹介! そしてそれぞれの解決策も考えてみたいと思います。 |
瀧波ユカリ |
ありますよね、一番大事なところが聞き取れないとき! |
私の感覚ですが、会社で使う固定電話はスマホよりも音質が悪くて聞き取りにくいし、オペレーション用の電話も機器の調子が悪いと音が割れたり響いたりするんですよね。
ちなみに私が仕事をしていたテレオペの会社では、聞き取れないときのための決まり文句がありました。
「お客様、大変申し訳ありませんが、電話機同士の相性が悪いようでして、音声が聞き取りにくくなっておりますので、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか?」
聞く側の問題ではなく、話す側の問題でもなく、「電話機同士の相性」というよくわからない理由! でもこれを言うと、ほとんどの人は納得するんですよね。これでゴネる人には「当社ではIP電話を使っておりまして……」と言うと、「IP電話……?なんだか知らないけど、まあしょうがないか」というモードになり解決!
というわけで、あまりにも聞き取れないときは「電話機同士の相性」のせいにしてみてください。
「あいうえおのあ、ですか?」というように一語ずつ確認するのも、間違いがなくていい方法かと思います。そして最後に復唱! これ大事です。
瀧波ユカリ |
こういう電話独自のルールって、本当に厄介ですよね! |
「田中は席を外しております」のように、電話口では上司でも「さん」や「課長」などを付けずに呼び捨てにするルールとか、言われないとなかなか気付けない! 「席を外しております」でいいのに「只今お昼を買いに外に出ています」とか具体的な情報を無駄に伝えちゃったり。
名前の漢字も「タカハシのタカはハシゴのほう」みたいな独自の言い回しがあったりしますよね。会話にいきなりハシゴが出てきて困惑する新社会人、絶対たくさんいる……。「ワタナベのナベ」の説明の難易度も高すぎます(渡辺、渡部、渡邉、渡邊…)。
でもこういうのって、知らないことは全然恥ずかしいことじゃないと思うんですよね。だって社会に出るまで知る機会がないし。それに電話の向こう側の人も、実はそんなに気にしてないものです。ちょっとの失敗はしょうがないと開き直って、あまり構えずに行きましょう!
瀧波ユカリ |
必死になればなるほど面白い言い間違いをしてしまい、相手を笑わせてしまうパターンあるあるですね。最初の一言は、紙に書いて電話の前に貼っておくのが一番安心かも。 |
私もテレオペ勤務時代は「お電話ありがとうございます、〇〇社◯◯保険◯◯業務担当の瀧波でございます」と書いた紙を目につくところに必ず貼ってました。転職すると前職の言い回しがうっかり出そうになるので、家でブツブツ練習したりもしましたね。
瀧波ユカリ |
そう、会社の電話の謎のボタンの多さ……!「保留」ひとつとっても、保留にしたら受話器を置いても大丈夫な電話と、切れちゃう電話があったりして紛らわしいことこの上ない! |
あと転送とか地味に難しくて、タイミングが悪くて切れちゃったりしますよね……。操作が苦手な人は、早いうちに先輩に確認して転送や保留の練習に付き合ってもらいましょう。
以上、電話の失敗特集でした!
ひとくちに電話と言っても失敗のパターンがいろいろあるので、いざ電話の前に座ると「何かやらかしてしまうかも……」と頭が真っ白になってしまう気持ち、よくわかります。でも失敗のタイプを分けて考えてみると、事前の準備や心構えでだいたいのことは予防できるはず。自分がよくやらかしそうなことをあらかじめ想像しておくといいかもしれませんね。
新社会人のみなさんが早くあの複雑な電話機の操作と独特なやりとりの作法に慣れますように! そして電話機も作法ももっともっとシンプルになっていきますように!
そんなふうに祈りつつ、応援しています。
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