議事録の書き方6つのポイント 押えておきたい項目と注意点とは?

2018/07/24

スキルアップ

会社に入ってから、あなたが議事録を頼まれたことは何回ありますか? 議事録を頼まれる人は要点をまとめるのがうまく、すぐに議事録を発信できる仕事が早い人という特徴があります。
議事録の担当が決まっていなかったら、「よければ私にやらせてください」と立候補をするのもおすすめです。今回は新人の登竜門ともいえる、わかりやすい議事録の書き方6つのポイントをご紹介します。

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議事録の目的を改めて知ろう

まずは議事録の目的を改めて知っていきましょう。あなたが考える議事録の目的は、下記3つの項目を抑えられていたでしょうか? チェックしてみてください。

備忘録

会議で決定した事項でも、自分のタスクではない仕事は忘れてしまいがちなもの。そこで「あの案件、そういえば会議で誰がやるって決まったんだっけ?」というときに振り返ることができるツールとして使うことができます。また、重要な発言記録も抑えられているため、過去を振り返って確認が必要なときにも役に立ちます。 

欠席者への共有

会議では、スケジュールが重複したり、他に優先すべき対応事項が出来たりと、欠席の人が出ることも日常茶飯事。会議に出てくれる人が概要をまとめてくれていれば、会議に出ていない人でも同じレベルの情報を認識することができます。組織をスムーズに運営していくには欠かせないものといえますね。

決定事項の周知

関係者の多い会議の場合、決定事項を全体が把握しきれていないケースもあります。全員が会議の流れ、全体像をすべて把握しているとは限らず、自分が主体となる会議の一部分しか追いきれていない、ということは往々にしてあるものです。

誰でも・いつでも・決定事項がまとまっているファイルにアクセスができる状態を作っておくことは、スムーズな組織運営にも繋がってきます。。そのため、みんなの共通認識となる議事録を作れることは大変重要なスキルといえます。 

議事録で押さえておきたい項目

議事録で抑えておきたい項目

議事録を書くときに企業によってはフォーマットがある場合もありますが、まれにフォーマットがない企業もあります。参考に議事録で抑えておきたい項目をご紹介していきますのでご覧ください。下記の内容がしっかり書かれていれば、「優秀な議事録を書ける人」という認識をもってもらうことができるはずです。 

会議名

会議名は会議の要旨を表しますので、何のための会議かをひと目でわかるようにするために必要です。 

開催日時

開催日時を起点として「いつまでに」という決定事項が決まるケースもあるため、開催日時は欠かせません。 

開催場所

開催場所については、その場所の設備環境や収容人数などを見ることで、その会議の重要性がわかるという副次的な効果もあります。

出席者

社内の場合、同じグループ内などで欠席者の方が少ない場合は欠席者だけを書くのもよいでしょう。また部署を横断した会議などであれば、部課名やお名前を書いていくのが当たり前です。社外の場合はメールと同じように社名、役職、名前と社外に共有する文書ということも考えて丁寧な言葉遣いで対応しましょう。 

会議目的

この会議が開かれた目的を振り返ることができるように書いておきます。

決定事項

最も重要ともいえるのが決定事項です。この会議で決定した内容を明確にするために、決定事項だけをまとめて書いておきます。

会議の議題

会議で話し合われていた内容と結論が、どのようなものだったかを見るために書いておきます。

保留、検討事項

決定させようと思って話し合いに取り組んだものの、事情があって保留になったり検討になったりした事項をまとめておきます。これをまとめておくことで、次のアクションが具体的に決まります。

その他連絡事項など

他に特筆すべきものがあれば書いておきます。

次回の開催日、場所

次回会議がある場合は、次回の開催日時や場所も書いておきましょう。

議事録の書き方6つのポイント

議事録の書き方6つのポイント

議事録の書き方では、ここでご紹介する6つのポイントを押さえましょう。そうすれば、誰もがあなたに頼みたくなるような議事録ができあがってくれるはずです。

議事録の書き方ポイント1.フォーマットとなるものを作る

まずは、フォーマットとなるものを作っていきましょう。企業によってフォーマットとなるものをもっているケースもありますが、もっていない企業もあります。先程ご紹介した項目がもし議事録に含まれていない場合は、少しプラスして提案してみるのもおすすめです。 

議事録の書き方ポイント2.そもそもの会議趣旨と目的を確認しておく

そもそもその会議は「何のために開かれるのか」「何ができたらゴールなのか」ということを議事録担当のあなたが理解しておきましょう。これがわかっていないと、重要なポイントを聞き逃してしまう可能性があります。

会議には進行役となるファシリテーターがいるため、話が脱線しにくいはずです。しかし、うまくできない場合などもあり、話がまとまらないケースもあります。その場合は「◯日までに◯◯さんが◯◯するということでよろしいでしょうか」などのように、決定事項の確認をするようにしましょう。

議事録の書き方ポイント3.決定、保留、検討事項の期限と担当者を確認する

決定事項が書かれている議事録は多いですが、意外と漏れていることがあるのが保留にされたものや検討事項。

決定事項よりも保留や検討事項などの方が忘れられやすいので、保留も検討事項も期限とその担当者を確認するようにしましょう。そうすると保留や検討事項案件でも仕事がスムーズに進むようになります。

議事録の書き方ポイント4.誰がどんな発言をしたかを明確に

重要な発言については、誰がどんな発言をしたのかということを書いておきましょう。基本的には要旨を伝えられれば問題ないので、一言一句を書く必要はありません。 

議事録の書き方ポイント5.その日中、遅くても翌日午前中には共有する

議事録はその会議に出られなかった人も含めて、すぐに共有することが必要です。できればその日中に送りましょう。遅い時間の会議の場合は、遅くても翌日午前中などには共有できるようにするのが大切です。早ければ早いほど評価が高くなります。 

議事録の書き方ポイント6.自分で確認後、第三者に確認してもらう

議事録は、決定事項や検討事項・保留事項などを伝える重要な書類です。間違いがあってはいけませんので、自分だけの確認ではなく第三者、できれば上司に確認をしてもらうようにしましょう。議事録を頼まれたときには、「送る前の最終的な確認は◯◯さんにお願いして」という風にいわれるケースが多いため、指示通りに従ってください。また、ここで受けた注意は二度と受けないようにするために、しっかり身につけておきましょう。 

議事録を書く際の注意点

議事録を書く際の注意点

その他、議事録を書く際の注意点をご紹介します。

写真や図、資料などは写真撮影をしておく

議事録は基本的にテキスト情報で記載することが多いですが、文章だけでは伝わらないケースもあります。その際は写真を撮影しておき、議事録に添付して送るのがおすすめです。

その際会議を邪魔しないように、シャッター音が鳴らないもので写真撮影をしましょう。 

ICレコーダーで録音し、捉え違えがないようにする

慣れないうちは会議の重要部分を聞き取れず、そのまま流れていってしまい追いつくのに必死になってしまうということもあります。そうならないように、できるだけICレコーダーなどで録音をしていきましょう。 

わからないことはそのままにしない

「ではそういう方向性で進めましょう」など、少し不明確な決定の仕方をするケースが日本の会議では多いです。会社に慣れてくれば、その「方向性」も自分で把握することができるようになるのですが、わからない場合はその場で聞くようにしましょう。

わからないまま議事録を作ると、事実とは違う形で情報が伝わってしまう可能性があります。会議に出た人と同じ事実がしっかり不参加者にも伝わるようにまとめておくことが、議事録担当としては非常に大切です。

 

まとめ

新人が任される仕事として有名な議事録。このタスクをきちんとこなすことができれば、次の仕事、その次の仕事と、どんどんステップアップをすることができるはずです。あなたの能力を開花させるためにも、ぜひこちらを参考にして最初のステップである議事録を完璧にこなせるように努力してみてください。

 

執筆:高下真美

新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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