クライアント企業へメールの返信を再送・返事を催促する際のマナー【例文付き】

ポスト

2018/06/27

クライアントや取引先へメールを送信したものの、24時間以上たっても返事返信がこない、と。そういうことはよくあります。ビジネスの場では「この人はレスポンスが早い（遅い）」などとよく言われますが、まさかクライアントや取引相手がこのタイプだった場合、に「もっとレスを早くしてください」とはなんて言えませんよねないでしょう。悶々とした感情を抑えて、失礼のないように催促するにはどうすればいよいのか。そのためのメールの書き方について解説していきます。

▼こちらもチェック！
ビジネスメールの基本の書き方＆マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

確実に送信できてしているのかを再チェック

返信がなくて悶々とする前に、まずは確実にメールが送信できていることを改めて確認しましょう。送信したつもりが下書きフォルダに入っていたり、違うアドレスに送信していたり、あるいは件名を間違えて相手側のチェックが遅れているなど、こちら側にミスがある可能性も考えられます。

丁寧な文面でメールが到着しているかを問い合わせる

メールをもらったら、少なくとも24時間以内には返信するというのが一般的なビジネスマナーです。24時間以上たっても返信がない場合は、催促メールを送るタイミングと考えてよいでしょう。とはいえ、相手のスケジュールなども配慮に入れておく必要があります。
例えばいつも出張で飛び回っているような人の場合、移動中でメールが送信できない状態かもしれません。また、仕事を2つ以上掛け持ちしていて、昼間または夜間の数時間は違う業務を行っており、メールの対応ができないという人もいるでしょう。相手の状況などを考えた上で、催促のメールを送信するタイミングを計るようにしてください。

催促メールのポイント

催促メールを送る際には、こちらの苛立ちや悶々とした感情を出さないように注意しましょう。あくまで事務的に、お返事がいただけない場合は業務に差し支えるなどの事情を付け加えて、返信してもらうように伝えてください。返信の催促をお願いする際には、以下3つのポイントが含まれているか確認することが大切です。

1.いつ送信したメールなのか送信した日時を書く
2.どういうタイトルでどういった案件のメールを送信したのかを書く
3.返事してもらいたい期限やその理由などを具体的に提示する
4.行き違いの可能性を考えて、配慮のある一文を添える

催促メールの例文

ここで、いくつか催促メールの例文をご紹介します。シーン等に合わせて参考にしてください。

＜基本的な催促メールの例文＞

○○様

いつもお世話になっております、○○です。
先日の○時に○○の件についてお問い合わせをいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
恐れ入りますが、ご確認いただけましたら○○日までに
ご返答いただけますようにお願いいたします。

何らかの問題でメールが到着していない可能性を考え、
もう一度、同じ文面を以下に添付して再送いたします。
なお、行き違いですでにご返送いただいている場合は、
ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

＜質問メールに24時間以上返事がない場合＞
○○様

いつもお世話になっております、○○です。
○月○日の○時に案件についての質問でメールをお送りいたしましたが、
ご確認いただいておりますでしょうか。
納期が迫っておりますので、お手数ですが○○日の○○時までに
ご回答いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

＜催促メールに3日以上返事がない場合＞
○○様

お世話になっております、○○です。
○○の案件について○月○日と○月○日にご確認のお願いをいたしましたが、
まだご対応いただけておりません。
ご多忙とは存じますが、進捗状況をお知らせいただけませんでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

まとめ

メールの件名に「※」を付けてわかりやすくする「※ご確認のお願い」といった工夫も、相手に催促であることがよくわかるのでおすすめです。メールで質問したけれども返事がもらえない、しかも納期が迫っているというような状況下では、どうしてもイライラしてもらうしまうでしょう。そこをぐっとこらえて、冷静な文面で催促メールを書くように心がけてください。

・執筆：ヤマダユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。