感謝の手紙の書き方は? 例文をチェック

2017/12/18

電話・メール

●感謝の手紙には他の用件を書かないこと

お礼状の目的は、相手に感謝の意を伝えることです。他の用件を盛り込むと、用件のついでにお礼を言っているようで失礼になります。普段あまり手紙を書かないような相手に対し、あれもこれもと書きたくなるかもしれませんが、お礼状には他の用件を書かないのが礼儀です。

●感謝の手紙には便箋・はがきに書いて郵送すること

近年はインターネットの普及によって、メールでお礼をするという人もいらっしゃいます。しかし、メールでお礼状を送るのは失礼に当たるという考えが一般的です。メールでのお礼状は略式のものと考え、手書きのお礼状を郵送するのが望ましいといえます。

お礼状を書くのには、普通の無地の郵便はがき、もしくは白い無地の便箋が適しています。カジュアルな柄物、年賀はがきの余りなどはお礼状に使うには不適切です。黒のペンや万年筆を使って書きましょう。

万年筆を使う場合はブルーブラックのインクを使うのもお勧めです。また、ボールペンは事務的な印象を与えるので不向きという考えもあります。厳格な年配の人に送るお礼状には、ボールペンは避けた方が良いかもしれません。

封書でお礼状を送る際に使う封筒は、白無地でやや厚いものがお薦めです。茶封筒は事務的な手紙や書類を送るときに使うのが一般的なので、お礼状を送る際には使わないようにしましょう。

■感謝の手紙の構成

お礼状には「絶対にこの順番で書かなければいけない」という決まりはありませんが、一般的な手紙の書き方のセオリーどおりに書きましょう。以下のような構成で書くとまとまりがよくなります。

・頭語
・時候のあいさつ、前文
・主文
・結びのあいさつ、末文
・結語
・後付

●頭語

手紙の最初に書く「拝啓」「前略」などの言葉です。「拝啓」には「敬具」など、頭語と結語には決まった組み合わせがあるので、注意しましょう。一般的な手紙の頭語としては「拝啓・敬具」を使いますが、より丁寧な「謹啓・謹言」というものもあります。お礼状を送る相手によっては、こちらを使ったほうが相手の好感度が上がるかもしれません。

●時候のあいさつ、前文

手紙には「時候のあいさつ」が盛り込まれるのが一般的です。これは季節を表すもので、暦上の区切りや行事に合わせた定型句があります。

「前文」は、本題に入る前のクッションとなる部分です。例えば「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などといった文面が前文に当たります。

●主文

その手紙の主題となる内容です。お礼状でいえば相手へのお礼が中心となります。感謝の気持ちの他、贈り物を頂いたのであればその感想、何かお世話になったのであれば、その結果どうなったかを書くといいでしょう。

また上記のとおり、お礼状に他の用件を書くのは失礼に当たります。お世話になったことと関連があるような内容でも、控えた方が無難です。

●結びのあいさつ、末文

手紙をまとめるための文面です。例えば「皆さまのご活躍を祈念いたします」などという文面がこれに当たります。末文に使われる言葉もほぼ定型文です。お礼の手紙では「略儀ながら書中にてお礼申し上げます」などとまとめると良いでしょう。

●結語

文頭の頭語とセットになっている言葉です。間違った組み合わせで使うと失礼に当たるだけでなく、恥をかくことになるので気を付けてください。基本的に「拝啓・敬具」を使うようにしていれば問題ありません。

●後付

日付、自分の名前、相手の名前を「後付」として書きます。仕事の付き合いでお世話になった相手へのお礼状の場合、自分の名前には会社名や所属部署を加えます。

上記のポイントを押さえた「お礼状の例文」をご紹介します。

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