電話の折り返しのマナーとは？ 失礼のない対応を覚えよう

用事があって電話した相手が不在ということも考えられます。その場合、どのように連絡を取るべきかは自分で判断することになります。

よくやりとりしている相手ならメールで連絡することもできますし、場合によっては相手の携帯電話の番号を知っているかもしれません。会社の固定電話で折り返してほしいと伝言を頼むのは、緊急性が高い案件の場合が多いでしょう。

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相手「〇〇〇〇〇株式会社でございます」
自分「いつもお世話になっております、□□□株式会社の□□と申します」
相手「いつもお世話になっております」
自分「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
相手「申し訳ございません。〇〇は外出しておりまして、戻りは〇〇時ごろの予定になっております」
自分「さようですか。申し訳ありませんが、ご伝言をお願いできないでしょうか」（1）
相手「かしこまりました。ご用件をどうぞ」
自分「□□□株式会社の□□です。〇〇様が戻られましたら、△△△の件で折り返しお電話いただけますよう、お伝えください」（2）
相手「□□□株式会社の□□様ですね、承りました。では〇〇が戻りましたらお電話するようにお伝えいたします。他に何かございますか？」
自分「いいえ、結構です。お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」（3）
相手「失礼いたします」

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（1）取り次ぎの人は、あなたの依頼を受けて当事者に伝言をしなければなりません。これはその人の本来の業務とは関係なく、あなたの用事で手を煩わせるわけですから「申し訳ありませんが」あるいは「恐縮ですが」という言葉を入れましょう。

（2）会社名と自分の名前は、相手から尋ねられる前に伝えるようにしましょう。これができないと「言われないと名前も名乗らない失礼な人だった」という悪印象を与えてしまいます。会社名などは早口で言うと聞き取りにくい場合があるので、ゆっくりはっきり伝えるようにしましょう。

（3）このケースでは、自分が相手の会社に電話をかけているので、自分から先に切らなければいけません。受話器で音を聞きながら、フックを指で押して通話を終了します。ガチャッと受話器を置くのは失礼になるので注意しましょう。

電話の折り返しマナーには絶対的な正解というものはありません。相手の都合を考え、思いやるという視点を持てば、失礼なことはしないようになります。電話をしている間は、自分が企業の代表として話しているということを忘れないように気を付けてくださいね。

(藤野晶＠ｄｃｐ)