改善報告書の書き方とフォーマット【例文つき】

2017/11/13

スキルアップ

■業務改善報告書の書き方は?

本題の「改善報告書」ですが、上記のとおりまずは改善の対象となる業務の分析を行い、ファクトシートを作成するのが先です。これを基に、問題点を摘出し、その解決策を提言できる段階までいかないと、「改善報告書」は作成できません。

業種・業務内容は会社によって千差万別ですので、業務の改善報告書も企業ごとに望ましいものがあるでしょう。ここでは参考になるようにフォーマットの一例を挙げてみます。

盛り込むべきは、

・宛先
・タイトル
・現状分析
・現状の問題点・課題
・改善方法の提案と見込める効果
・結論
・作成者の所属・氏名

です。

<改善報告書の例文>
========================

2017年10月12日
代表取締役社長
○○○○殿

「経理業務における改善報告書」

1.現状
経理部における業務は月末に部員にかなりの負担を強いるのが実態です。経理部全体では毎月20日-月末にかけて残業○時間が発生し、そのコストは○万円/月(いずれも半年平均)が常態化しています。
(参考:添付資料1の図1・2、グラフ1)

2.現状の問題点
・IT化の遅れ
・業務負担の時間的な偏り
・そのためのマンパワー不足

経理部におけるIT化が遅れていることもあり、月末に偏る人事関連経費の計算、事業のコスト計算、収支の集計業務、賃借対照表の作成などの業務をこなすのに、明らかなマンパワー不足が見られます。
(参考:添付資料1の図3・4、グラフ2・3)

3.改善方法の提案とその効果
経理部におけるIT化、具体的には新しい経理システム『△△△』の導入を提案するものです。このシステムによって、
・タイムカードと連動した勤怠管理
・各人が時間外労働時間を入力することによる自動計算
・収支計算と賃借対照表作成の時間短縮
などが実行でき、上記の経理部員の残業軽減、年間○○万円のコスト削減効果を見込みます。
(参考:システムの詳細については添付資料2)
(参考:コスト削減効果の試算については添付資料3)

4.結論
経理部員の負担軽減、また会社としてのコスト削減効果が大きいと見込めるため、経理部所管のIT化・新経理システム導入を行うべきと判断し、ここに提案いたします。

以上

作成:人事部 部長 □□□□□

========================

こちらの業務改善報告書の例文を活用しつつ、内容についてはご自身の業務に当てはめて作成することをおすすめします。

繰り返しになりますが、いきなり「改善報告書」を作成することはできません。改善の対象となる業務を分析し、問題点を発見し、改善方法を見いだして初めて改善報告書を書くことができます。分析に時間がかかるかもしれませんが、やってみると意外におもしろく、やりがいを感じる作業になるのではないでしょうか。みなさんもぜひ一度は業務改善の作業を担当してみてください。

(高橋モータース@dcp)

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