電話対応、メール、挨拶……ビジネスマナーの基本を知ろう

2018/11/28

電話・メール

学生時代にはさほど気にしていない人が多かったであろう「マナー」。しかし社会人ともなればビジネスマナーはとても大切です。……と言っても、いまいちピンとこない人もきっといるでしょう。では、みなさんはビジネスマナーがなぜ必要なのかを考えたことがありますか?

ビジネスマナーとは自分のために行うのではなく、礼儀作法であり、相手を敬う気持ちやまわりの人を気遣うことから生まれたものです。また、ビジネスマナーは共通のルールでもあり、考え方の違う人々が同じ社会で生活する上でなくてはならないものでもあります。もしビジネスマナーがなかったらどうなるでしょう? きっと些細なことでケンカになったり、考え方の違いでもめたりと最悪な事態となります。マナーを覚えることは社会人がスムーズに仕事を進める上でとても重要です。

ここでは改めて、社会人となったあなたに必要な「ビジネスマナー」を確認していきましょう。基本的なことから電話の応対、メールのやり取りなど職場で使える実践編や、上司との飲み会でのビジネスマナーなど、幅広くご紹介します。

目次


1. 最初が肝心! 入社式・自己紹介のビジネスマナー
2. 最初に憶えたい基本のビジネスマナーとは?
3. 社会人の基本! 電話・メール対応のビジネスマナー
4. 意外に間違えやすい! ビジネスマナーの注意点
5. 上司との飲み会やカラオケで気をつけたいビジネスマナーとは?

最初が肝心! 入社式・自己紹介のビジネスマナー


就職活動を経て社会人になった方なら、面接などで自己紹介をした経験があるかと思います。その際、自分を上手にアピールできましたか? また相手に失礼のない行動を取れましたか? 緊張してしまって思っていたよりも上手にできなかったという人も多いのではないでしょうか。

社会人となると、就活よりさらにたくさんの人と出会う機会が増えますし、短時間で自分をアピールしなければなりません。また第一印象は出会って10秒で決まると言われています。さらにその人の印象やイメージもほぼ変わることはありません。そのため人と出会って最初の自己紹介はとても重要なのです。そこでキャリアコンサルタントに聞いた「よい印象を残す自己紹介法」をご紹介いたします。また就職が決まり社会人としておこなう最初の行事が「入社式」ですが、社内で好印象を与えるためには最初が肝心です。入社式の準備から流れ、また懇親パーティーまでを網羅し、失敗しないための「ビジネスマナー」の基本がつまっているのでしっかりチェックしましょう。

最初に憶えたい基本のビジネスマナーとは?


社会人ともなると「ビジネスマナー」をはじめ、さまざまなマナーを覚える必要があります。しかしひとえにマナーと言っても膨大な数があり、最初からすべてをマスターすることは至難の業です。そこでまずは「知らないと恥をかく、基本のビジネスマナー3選」をご紹介します。

どういったマナーがあるのかという細かい説明ではなく、もっと根っこの本質的なマナーの心得を紹介しています。やはり最初はマナーの形式から入るのではなく、マナーそのものの心を理解することが大切です。相手を敬う心構えがあれば、最初の小さな失敗くらいはカバーできます。さらに「社会人になったら知っておくべき! ビジネスマナー7つ」では、新社会人となった人向けに具体的な例をあげて解説。紹介されている内容は基本的なマナーがメインですが、社会人になったばかりだとついついやってしまうミスや失敗があるので、しっかりとチェックしておきましょう。

社会人の基本! 電話・メール対応のビジネスマナー


面と向かっての挨拶や名刺交換などは、相手の顔や表情が見えるため気持ちも伝わりやすいです。新社会人であれば『これからよろしくお願いいたします』という言葉だけでなく、表情や身ぶり手ぶりもつけられるので自分をアピールしやすいですね。

しかし一方、電話の応対はどうでしょうか? 社会人になり会社に就職すれば電話の応対は必ず必要となってきます。電話は表情が見えないため、言葉だけがストレートに伝わります。相手は電話の声や話し方だけで判断するので、もっともマナーが重要になってきます。また電話をかけてきた相手からは、窓口となったアナタが新社会人かベテランかは区別がつきません。よって窓口となったアナタが企業の代表として応対しなければなりません。そこで『社会人がビジネスで使える電話応対の基本マナー』をご紹介します。まずは基本的なところからチェックをしましょう。また文章だけで相手を敬うことが必要になってくる『ビジネスメールの基本』も合わせて紹介していきます。

意外に間違えやすい! ビジネスマナーの注意点


社会人となりそれなりにマナーも覚えてきたあなた。でもこのマナーにもなれてきた時期だからこそ、陥りやすい失敗をご紹介します。例えば上司や取引先の会社の人から何か言われたときに「とんでもございません」という敬語を使っていないでしょうか? よく耳にする言葉ですよね。もちろん相手のことを考えて使っている敬語だと思いますが、その言葉……実は敬語としては間違っています。
そこで社会人になる前にチェックしておきたい「間違いやすい敬語4選」をご紹介します。他にも間違って覚えている敬語があるかもしれませんよ。間違って覚えているだけならまだしも、実際に使っていては失礼にあたるので必ずチェックしておきましょうね。

また、上司にメールや返事をする際に使ってしまう「了解です」という言葉。コレもまたよく耳にするしメールなどでも使ってしまう言葉です。しかしコレもビジネスマナーとして適切でないケースも……いまからでも遅くはありません! こちらの記事をチェックして正しい敬語を覚えましょう。

上司との飲み会やカラオケで気をつけたいビジネスマナーとは?


社会人として必要な“ビジネスマナー"の話題が続きましたが、最後はちょっと番外編……社会人にとって大切な、飲み会などでの振る舞い方をご紹介します。「えっ? 別に職場じゃないしお酒の席だから無礼講でしょ! 」と思っている学生気分が抜けない人……社会に出てからだとそれは大きな間違いです。

もちろん友だち同士や恋人同士なら問題ないですが、職場の同僚や上司、または取引先のお客様と飲みに行く機会も社会人になれば確実に増えます。「社会人の飲み会作法【基本編】」を確認しておきましょう。飲み会の席でマナーを守り相手のことを敬えば、職場での関係もよくなり仕事も円滑に進みます。また「私はお酒が苦手で一切飲めません……」という人でもできる宴会での振る舞い方もご紹介します。

まとめ


新社会人に必要なさまざまなビジネスマナーをご紹介しました。「入社式でのマナー」から「電話の応対のビジネスマナー」、そして「電話やメール対応でのビジネスマナー」や「飲み会の席でのマナー」まで幅広くご紹介しましたので、自信がない項目はしっかり読み込んで社会人生活に備えていただければと思います。また敬語を間違えて使っていることの多い「意外に間違いやすい! ビジネスマナーの注意点」も要チェックです。よかれと思って使っている敬語が間違えていれば、かえって失礼な行為となってしまうため注意が必要です。

どの内容も社会人にとって大切なことがつまっているので、しっかりとチェックし、覚え、実践しましょう。紹介したマナーはほんの一例であり、まだまだマナーはたくさんあります。そんなにたくさん覚えられないから心配……と思っている人でも大丈夫! マナーは最初だけ意識すれば自然と身についていくものです。
冒頭や「最初に覚えたい基本のビジネスマナーとは? 」でもお伝えしたように、マナーでいちばんに大切なのは相手を敬う心です。形式からマスターするのではなく心構えからマナーを覚えれば、より一層気持ちが相手に伝わりますよ!

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社会人生活のトリセツ 一覧


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