ビジネスメールの基本の書き方＆マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

・お詫びのビジネスメール

できれば送りたくないビジネスメールですが、何かミスがあった際には迅速に対応することが大切です。犯したミスに対する謝罪とあわせて、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることができます。

＜お礼のビジネスメールの例＞
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。

今後はこのようなミスが無いよう、 細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

・催促のビジネスメール

ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。焦っているからといって責めるような口調で書いてしまっては、相手との関係を損ないかねません。そのため、「その後作業の進捗はいかがでしょうか」「○○はご確認いただけましたでしょうか」など相手を思いやるやんわりとした表現を使いましょう。

＜お礼のビジネスメールの例＞
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。

○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、
その後の進捗はいかがでしょうか。
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、
本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。

お忙しいなか恐縮ですが、 どうぞよろしくお願いいたします。

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ビジネスメールの注意点

基本的なメールが書けるようになっても、実際に働いているとさまざまなシチュエーションに遭遇するもの。そんなときに役立つ注意点や作成のコツをご紹介します！

・メール以外の連絡手段も検討する

場合によっては、メールよりも電話や直接会いに行くといった手段が適切なケースもあります。例えば、当日中に確認したいことがあるなど急を要する用件は、メールよりも電話で連絡を取るのが適切です。また、重大なミスで相手に迷惑や損失を与えた場合は、メールや電話ではなく、直接相手の会社に謝罪に出向くこともあります。ビジネスメールは便利ですが、このようにときと場合に応じて他の連絡手段を検討することも重要なのです。

・添付ファイルのサイズに気をつける

5MBまで、10MBまでなど送受信できるメールのデータサイズを制限している会社も少なくありません。データが大きいファイルは、zipファイルに圧縮する、ファイル転送サービスを活用するなどして送るようにしましょう。

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いかがでしたでしょうか。社会人になって間もない方にとっては特に、ビジネスメールの作成は難しく感じるかもしれません。しかし、ビジネスメールの基本の書き方を押さえることができれば、徐々にTPOに応じた適切なメールを書けるようになるはずです。
今回ご紹介した方法を参考に、ビジネスメールの書き方とマナーをマスターしていきましょう！

※2018年9月21日一部内容を修正いたしました。