ビジネスメールの書き出しのマナーは?【例文つき】

2018/04/26

電話・メール

ビジネスメールは、書き出しで最初の印象が決まります。ビジネスメールには便利な定型文がありますが、どんな相手にも定型文がふさわしいとは限りません。また、書き出しでは守らなければならないマナーもあります。今回は一般的なビジネスメールの書き出しの文章と、相手に合わせた表現のバリエーションについて例文とともにご紹介します。

ビジネスメールの書き出しのマナーは?

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ビジネスメールの基本の書き方&マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

ビジネスメールの書き出しの基本構成

取引先の方に電話をするときのことを想像してみてください。まず、第一声で何といいますか?

「お世話になっております。〇〇会社の田中です」

恐らく、このように言うことが多いのではないでしょうか。これはメールも同じ。挨拶と自己紹介が、書き出しの基本構成になります。挨拶して名を名乗る。ビジネスメールだからといって、そんなに硬く考えなくても問題ありません。基本のマナーは実生活と同じです。

社内メールの場合

社内の人に、毎朝「お世話になっております」とは挨拶しません。かしこまらない関係の方には、「おはようございます」「こんにちは」など日常の挨拶から始めてもいいでしょう。あるいは、「お疲れ様です」もよく使う文例です。
例えば同じ会社で相手も朝から出社しているのがわかっている場合、「おはようございます」で始めたほうが清々しく感じます。また、長い会議に同席したあとの同僚には、「お疲れ様です」で始めるとより違和感なく相手に伝わるでしょう。

・例:「おはようございます、田中です。昨日の会議の議事録をまとめましたので、添付にてお送りいたします。」

社外メールの場合

<既存の取引先へのメールの書き出しの基本形>
既存の取引先やおつきあいのある相手へのメールには、次のような定番の挨拶文から始めることが多いでしょう。この場合は既知の相手ですので、名前は名乗らず省略します。

・例1:「いつもお世話になっております。」
・例2:「いつもお世話になりまして、ありがとうございます。」

例2は、以前いただいたメールの文頭に実際にあった挨拶文です。読んだ瞬間、とても清々しい気持ちになりました。
社会人になれば、これから色んなな方とメールでやり取りしていくこととなります。自分が素敵だと感じたメールは、どこを素敵だと感じたのかを分析して、取り入れていくといいのではないでしょうか。

<既存の取引先へのメールの書き出しのバリエーション>
これまでにご紹介した一般的なメールの書き出しは、どういった場合に使っても失礼はありません。ただ、「毎回同じ書き出しでは変わりばえしないな」「もう少し何か加えたいな」と思う方もいるでしょう。そこで、少しバリエーションをご紹介しておきます。

「先日はお忙しいところ弊社までご足労いただきまして、誠にありがとうございました。おかげさまで大阪でのイベントを無事に終了することができました。」

「田中様、いつもお世話になっております。用件のみで大変失礼いたしますが、次回の打ち合わせの日程をお知らせさせていただきます。」

<初めて連絡する相手へのメールの書き出し>
「ビジネスメールの書き出しの基本構成」の項で、電話をかけて挨拶する場合を想像してみました。今回は、自分の知らない相手から電話がかかってきたときのことを想像してみてください。ここでは仮に営業の電話だとしましょう。「お世話になっています」と言われたら、取引のある会社なのかな? と思いますよね。相手の会社名を知らなかった場合、「何の会社? 何の要件?」とも思います。
相手に不愉快な印象を与えないように、挨拶の方法も既存の取引先とは変えましょう。初めて接する相手への挨拶の言葉や、知らない相手にメールを送る失礼を詫びる挨拶から書き出すとよいでしょう。

<例文1>
採用ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○にてWebメディアの営業をしております田中と申します。

<例文2>
株式会社△△御中

初めまして、○○会社の田中と申します。
弊社では企業様のホームページに、採用ページを追加するご提案をしております。

挨拶文と本題を繋げる言葉

これまで、「挨拶と自己紹介」で構成されるメールの書き出しについてお伝えしてきました。これらはあくまで序文であり、ビジネスメールで伝えたい本題は本文にあります。では、序文から急に本文に入ってもいいのでしょうか。本文の書き出しかたについても、文例とともにご紹介していきましょう。

<本文をはじめる接続詞>
序文で挨拶をしたあとに本題に切り替えるときは、「さて」を使います。日常会話ではあまり使わないかもしれませんが、ビジネスメールでは便利な表現なのでぜひ使ってみましょう。

「さて、この度弊社で「△△△△」という新商品を開発いたしました。」
「さて、かねてよりご相談いただいておりましたお見積もりの件について、添付にて送付させていただきます。」
「さて、さっそくではございますが、先日お問い合わせいただきました件に対してお応え申し上げます。」

ビジネスメールは簡潔であればあるほど、先方に迷惑をかけることもありませんので、丁寧にしようと文章を長くすることは避けたほうがよいでしょう。文章をすっきりさせるために、「さて」や「ところで」「また」などの接続詞が便利です。

◎「ところで」の用例
ところで、来賓の方への贈答品はこちらで準備させていただいてもよろしいでしょうか?

◎「また」の用例
また、お急ぎの場合は電話でご注文いただきますように、お願い申し上げます。

まとめ

スポーツなどの場合と同じで、ビジネス文書にも決まった「型」があります。まずは「型」に忠実に。そして慣れてきたら自分なりの工夫をしていきましょう。ビジネスメールでは要件を簡潔に伝え、相手を気遣いながら自分の気持ちを伝える。この3つの心構えをもっていれば、コミュニケーションツールとしてビジネスメールをうまく使いこなせるのではないでしょうか。

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・執筆:小西尋子(こにしひろこ)
編集者・ライター。広告代理店で約10年間営業を経験したのち、クリエイティブに転向。ハウスエージェンシーでのコピーライター、編集プロダクションでの編集・ライター職などを経て2018年2月フリーランスに。京都の観光記事や企業の採用ページのインタビュー記事などを手がける。

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