知っておきたい! 書類をFAX・郵便で送る時の送付状の書き方マナー・例文まとめ

2015/11/17

電話・メール

faxや郵便はただ送れば良いものではありません。特にビジネスにおいては送付状を添付するのがマナーですが、送付状・送り状はどのように書けば良いのでしょうか。基本のルールをご紹介します。

【送り状の役割】

送り状の役割としては、いきなりダイレクトに送るとなると少々礼節を欠きます。そこで送り状です。送付状は礼節の部分を担ってくれていますので、物を送る際には送付状を添付するのがマナーなのですが、送り状そのものは決して難しいものではありません。

【例文を見てみよう】

送付状はまず誰に送るのか。日付。これらを明記しておく必要があります。そして送り主である自分の電話番号や所属している会社・部署。基本的にはこれだけでも良いのですが、一言添えるケースも増えてきています。「いつもお世話になっています」「ご注文ありがとうございます」といったようなものから、注意事項を伝達するものなど様々なバリエーションがあります。

送付状の役割は商品を送る事の説明はもちろんですが、相手への礼節です。コミュニケーションを取る事も大切ですので、様子を伺う文面を入れるのもありです。

【あくまでも送付状】

ちょっとした文面を入れるのは悪くはないのですが、あまりにもくどくなってしまわないよう注意しなければなりません。なぜなら、あくまでも送付状だからです。送付状にあれこれ書いてしまうと、受け取った相手は「返信しなければならないのではないか」と思ってしまいます。

相手が返信を意識しなくとも良いよう、「いつもありがとうございます」「注文ありがとうございます」といった軽い文章で良いのです。決して味気ない訳でも配慮に欠いている訳ではなく、送付状のマナーとしてはそれが正しいのです。

【郵便の場合も同様】

faxでも郵便でも基本的には考え方は同じです。郵便の場合は同じ封筒の中に送付状を同封する形になりますが、役割はfaxと変わるものではありませんので、ルールそのものも違いはありません。

送付状はプライベートでは出す事がないものですから、ビジネスシーンで出さなければならない時は、何をどうすれば良いのか分からないものです。慣れてしまえば特に難しいと感じる事もありませんので、慣れるまではテンプレート等を参考にして作成してみると良いでしょう。送付状を上手く活用する事が出来るようになってこそ、社会人として一人前と言えるのかもしれません。

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