内定先からのメールにはどう返信したらいい?押さえておきたい書き方のマナー5選

2015/11/02

内定式

内定通知が届いた皆さん、おめでとうございます。苦労した就職活動がやっと終わって一息ついている方も多いとおもいますが、ここで気を抜いてはいけません。この後も、内定式の案内メールに返信したり式に参加したりと、まだまだ慣れない手続きが続いていくのですよ。皆さんにとって今後働く事になる会社や上司、先輩との人間関係を築いていくための最初の難関が、この内定式のメールに返信をする作業になります。最初から躓かないように、しっかり予習しておきましょう。

【案内通知には返信するのが社会人のマナー】

採用企業から届く内定式への案内通知は、出欠をとる為のもの、更には本当に入社するのかどうかという、最終的な意思確認をする為の通知です。つまり、返信するのが社会人のマナーとと言えます。仮に、内定を辞退する場合でも、お詫びを兼ねた返信をするのが大人としての礼儀と言えるでしょう。

【案内通知が届いた方法で返信する】

案内通知が手紙で届いたのなら手紙で、メールで届いたのならメールでというように相手の使った方法で返信しましょう。最近ではメールで通知する企業が多いようですが、もし書簡だった場合、メールで返信するのは失礼にあたります。

【時間を空けずに返信する】

企業にとっては、必要な人材が予定通り入社してくれるのか、出来るだけ早く確約が欲しいはずです。もし辞退する人が多いのなら、改めて選考し直す必要があるからですが、採用される側にも迅速に返信するメリットがあります。時間を空けずに返信する事で、あなたのやる気や誠実さをアピールする事になりますから、お互いにとって早く返信するに越したことはないのです。

【件名は必須】

普段、友達とやり取りするメールでは省略する場合が多い件名やタイトルですが、ビジネスメールには必ず必要です。一目で要件が伝わるように簡潔なものが好まれますので、「内定式出席のご連絡」や、「内定式辞退について」などが一般的です。

【宛名と自分の名前を文頭に明記】

友人や家族に手紙を書く場合は、「○○さんへ」という感じで最初に相手の名前を書き、最後に「○○より」といった感じで自分の名前を書く場合がありますが、ビジネスメールや各種書類の文体フォーマットでは少しルールが違います。
文頭に相手の会社名、所属部署、役職や氏名を書きます。続いて自分の大学名、学部や氏名を明記するのです。この全てが文頭に揃っていれば、受け取った採用担当者に間違いメールと誤解される事はないでしょう。あなたにとっては一通でも、採用担当者にとっては毎日届く膨大なメールの中の一通になるわけですから、「一目で用件が伝わるように書く事」がポイントになります。

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