ビジネスメールを送る際の「CC」の使い方&注意点

2015/11/04

電話・メール

複数の相手に同時にメールを送付する際によく利用する「CC」ですが、その意味や使い方を理解していないと知らないうちにマナー違反を犯していることもあります。入社前に、きちんとその意味と使い方を理解しておきましょう。


■メールの「CC」ってどんな機能?使い方は?

そもそもメールの「CC」ってどんな言葉の略称なの?と思う方もいると思います。「CC」は「カーボン・コピー」といい、複写という意味です。メール送信時に複数の対象に同時に同じ内容のメールを送ることができる機能です。メインとなる送信先「TO」の他に同じメールを同時に送りたい場合は「CC」にメールアドレスを入力して送信します。「CC」の特徴ですが、「CC」に入力したメールアドレスには「TO」と同内容のメールが送信されます。また「CC」に入力したメールアドレスはメールが届いた全員が見ることができます。

■「CC」メールはどんな時に使うものなのか

「CC」はメインとなる受信者(TO)以外の人に確認のために送りたいときや、念のために送りたいというときに使います。メインの送信者(TO)と「CC」で受信した人との情報共有ということになります。CC側の受信者は返信する義務はありませんが、確認する義務が発生しますね。ビジネスで「CC」を使う場合は社内のメールでのやり取りを上司に知っておいてもらいたい、確認してもらいたいときなどに、メインの受信者となる同僚や先輩にメールを送信するときに、「CC」に上司のアドレスを入力します。こうすれば同僚や先輩あてに送ったのと同じ内容のメールが上司にも届きます。

■「CC」を使うときの注意点

「CC」は全ての受信者に同じ内容のメールが送付されるため、使うときは注意が必要です。ビジネスで使う場合、ついうっかりTOにA社の営業さんのアドレスを入力、CCに上司と同僚、A社と全く関係のないD社の営業さんのアドレスを入れて送付した場合、メールの内容によっては会社内の情報ろうえいやA者の営業さんとD者の営業さんのメールアドレスがまったく面識のない相手に流れてしまうため、個人情報のろうえいにつながる可能性があります。個人で使うときも全く関係のない人のアドレスなどを入力して送付してしまった場合、やはり個人情報のろうえいになりかねませんので注意が必要ですね。「CC」に送信先を指定する場合には、宛名を書くと思いますが、その宛名の下に「CC」の人の名前を「(CC:××様)」と明記しておくと、メイン受信者である人が「CC」に誰が入っているのかわからないということを防げます。返信する際に、「CC」に入っている人に送信し忘れたり、「CC」の人に読まれたくない内容を書いて全員に送信してしまうというトラブルも防げるでしょう。

■「CC」がついているメールに返信する方法は?

「CC」のついたメールを受信して返信するときに、「CC」の人にも送信したほうがいいのか迷ったことはありませんか?自分がメインの受信者「TO」だった場合は、一般的に全員に返信するのがマナーとされています。全員に返信にした場合は差出人がメインの受信者である「TO」になり、「CC」のアドレスの人は「CC」に入ったまま、情報を共有することができます。何度がメールのやり取りをしていると内容が当初の内容からそれてしまう場合がありますが、この時は情報共有が必要な人だけを「CC」に設定するなど全員に返信する必要はありません。自分のアドレスが「CC」に入っていた場合は、「確認しておいて欲しい」という意味合いのが強いので、内容的に返信しなければならないものだけ返信すれば大丈夫です。

大学のサークルや友達同士でのやり取りでスマートフォンやパソコンで「CC」を利用する人も多いと思いますが、送信時のアドレスの入力漏れや記入内容など、送る前に再度確認するようクセを付けておくと、「CC」メールでのトラブルは防げるのではないでしょうか。ビジネスやプライベートで、マナーを守って上手に使い分ければとても便利な機能です。ぜひ活用してください!

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