反省文の書き方と例文! 始末書との違いや書く際の注意点もチェックしよう

2018/10/16

対人マナー

■反省文を書くときの注意点

反省文を書くときには、以下の点に注意してください。

●正しい敬語で

ただし、気にしすぎて、「ご覧になられる」や「ご指摘になられる」などの重複した敬語は使ってはいけません。

●謝罪の言葉が型どおり、事務的にならないように
「申し訳ございません」「失礼いたしました」などは謝罪としてよく使いますが、あまり気持ちがこもっていないようにも思われます。
「弁解の余地がありません」や「不徳の致すところです」、「認識が甘くご迷惑をお掛けしました」など自分のミスを全面的に認め、謝罪することが大切です。

●決意や対策は断言した文章で書く
「○○したいと思います」ではなく「○○します」。「○○に気を付けます」ではなく「○○しません」という、断言する文章にすると、より強い気持ちが伝わります。

■始末書の書き方 反省文との違いは?

正式な謝罪と反省の意を伝えるため、「始末書」の作成を求められることがあります。「反省文」は反省の意を示すもの、「顛末書」はそのトラブルが起こった経緯や今後の対策を示すものですが、「始末書」はどちらかというと「反省文」の色合いが強くあり、より正式なかたちで謝罪の気持ちと経緯を示すものです。

また、顛末書が主に社内向けに作成される書類であるのに対し、始末書は社外の取引先やクライアントへの謝罪と経緯報告の目的で作成される場合もあります。始末書は、トラブルが発生した後速やかに提出する必要があります。

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■顛末書の書き方 反省文との違いは?


反省文より一段階重みがあるものとして「顛末書」があります。反省文が反省の意を示すことが主な目的であるのに対し、顛末書はなぜそのようなことが起きたのかを報告するための文書です。顛末書を作成する主な目的は、発生したトラブルの原因や対応について分析し、再発防止につなげることです。

▼もっと詳しく「顛末書」をチェック!
「顛末書」とは? 書き方と例文をチェック

■反省文の書き方と例文 まとめ


反省文の書き方の基本や例文について、反省文・始末書・顛末書の違いを踏まえて解説しました。反省文など誰も書きたくはありませんが、自らのミスで会社の業務を阻害したとなれば書かざるを得ません。きちんとした反省文を書いて提出し、自らの戒めとするのが良いでしょう。上記のとおり「始末書」までいくと給与査定に影響し、まずくすると減給といった処分もあり得ます。「反省文で済んで良かった」と思った方がいい場合もあります。

このように、会社に提出を求められる謝罪文書の類いを軽く考えてはいけません。できるだけこのような文書を提出しないで済むようにしたいですね。

(高橋モータース@dcp)

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