人事・上司から一目置かれる「報告書」を書くためのポイント4つ

2015/11/04

スキルアップ

社会人となれば、ビジネスシーンにおいて、報告書を作成する機会は多く、いかに分かりやすく、簡潔に要点をまとめられるかが重要となってきます。読みにくい報告書を書かないために気をつけるべきポイントをまとめてご紹介しましょう。

■報告書は、読み手を意識して作成しましょう

報告書には、あなたの上司や先輩など、必ず読み手が存在しています。毎日の業務に追われ、目を通さなければならない書類がたくさんある中で、あなたが分かりにくい報告書を作成したら、読み手はどう感じるか想像してみてください。

いくらあなたが一生懸命に報告書を書いたとしても、読みづらく、まとまりがないものであれば、しっかりと読んでもらえない可能性もあります。あなたの伝えたいことが簡潔に伝わるような構成を考え、一文が長くなりすぎないような工夫をするなど、読みやすい報告書の書き方をマスターしましょう。

■報告書の構成は、結論を冒頭におくことがポイント

読み手が多忙であっても、「読む価値がありそうだ」「興味深い」と思わせる内容の報告書であれば、最後まで読み進めてもらえるはずです。もっとも大切なことは、報告書の冒頭の部分に、あなたが伝えたい重要なポイントを凝縮することです。具体的には、報告書のタイトルの次に「要旨」や「概要」といった項目を設け、そこで簡潔に「結論」について触れることにより、読み手は、報告書を手に取った直後の数秒間で、どういう目的で書かれているかを理解することができます。

冒頭の部分で、読み手が何らかの興味や関心を抱くことができれば、さらに次のステップとして、「詳細」や「感想」など、より具体的で細かい部分についてもスムーズに読み進めてもらうことができます。

■わかりやすい文章の書き方をマスターしよう

報告書の構成ができあがったら、次は、分かりやすい洗練された文章を書くように工夫しましょう。

一文が長くなる場合には、適切な接続詞を使って、二つの文に分けることも必要です。敬語や謙譲語を適切に用いて、ビジネスシーンにふさわしい書き言葉を選びましょう。できるだけ難解な言葉は避け、読みやすさに配慮することも重要です。

単純な項目の羅列になるような場合には、途中で箇条書きのスタイルを挿入することで、文章のまとまりがよくなります。

■報告書の内容は、明白な事実だけを記載する

報告書の中には、あいまいな内容や根拠が不明確なことを記載すべきではありません。自分自身が経験したことや学んだこと、感じたことを、率直かつ簡潔な言葉で表現しましょう。具体的なデータや数値を記載する場合には、内容に間違いがないかどうか、報告書を提出する前によく確認しておきましょう。また、事実に対する感想などを記述する場合には、両者をはっきりと区別して書くことが大切です。

読み手にとって、わかりやすい報告書の書き方をマスターすることで、あなたも「できる人」に一歩近づいてみませんか。自分なりにコツをマスターすることで、短時間で質の高い報告書の作成が難なくできることでしょう。

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