新社会人必見! ライバル同期と差をつける研修レポート・報告書の書き方とは

2015/11/04

スキルアップ

社会人になると、報告書やレポートを書く機会も増えてきます。ビジネスの場面での報告書は、学生時代に提出していたレポートとは大きな違いがあります。上司に高く評価され、同期に差をつけることができる報告書の書き方を見ていきましょう。
■研修レポート・報告書の形式や長さ

あらかじめ、研修レポートや報告書に入れるべき内容が決まっている会社もありますが、書く側に任されている会社もあります。一般的に、おさえておくべき項目は、日時や場所・何についてのレポートなのか(研修、会議など)・参加者・報告書作成者の名前・研修や会議の内容や様子・最後にそれについての自分の感想や所感です。最後の所感の項目がもっとも重要なので重点的に、一番長く書きます。また、学生のときは、短いレポートは良しとされなかったかもしれませんが、逆に仕事の上でのレポートや報告書はたくさん書けば書くほどいいというものではありません。読む方の上司も忙しいので、必要な項目はしっかり盛り込みながらも簡潔に書くのが重要です。長さとしては、A4の紙1枚程度にまとめるのが基本です。

■構成を考えてから書き始める

それでは、実際研修レポートや報告書を書いていくにあたってどうすればいいのかを見ていきましょう。何も考えずいきなり書き始めると、方向性の定まらない報告書になってしまいがちですので、全体的な構成や、強調したい点をまず書き出します。そして、これも学生時代のレポートとビジネス上でのレポートの書き方の違いですが、まず結論・結果を冒頭で明らかにするということです。そしてその後に、なぜその結論に至ったのかという説明や根拠、経緯が続きます。また、自分自身の所感や私見については感想文にならないように。「思います」「思いました」を連発せず、自分の意見を述べる場合は「〜と考えます」の方が適切です。また、どう考えたかというだけでなく、その経験を今後どう活かしていきたいか、どういう目標を持ったかという前向きな姿勢も盛り込むことが大切です。

■簡潔に、読みやすく

他にもいくつか気をつけるべき点があります。まず、各文章は2〜3行を超えないようにすることです。文章が長くなると主語があいまいになったり、分かりにくい文章になってしまいがちです。長くなる場合は適切なところで切って2文に分けましょう。また、長々と文章ばかりが続くと読み手も興味を失ってしまいます。長くなりそうな場合は箇条書きにするとすっきりします。箇条書きの場合は、何を箇条書きにしているのかということをしっかり示す必要があります。また、箇条書きだけではただのメモになってしまいますので、きちんと説明を加える事も重要です。

ビジネス文書はスピーディーに読むことができて分かりやすいということが大切なポイントです。なので難しく考えず、読み手の立場に立って書くという姿勢を忘れないようにしましょう。簡潔でありながら内容があり、しっかりまとまったレポートや報告書がかけるようになればあなたの評価もぐっと上がるはずです。

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