【就活Hacks!】ミスが少ない人は必ずしている、書類・手帳・ノートの整理術

2014/10/12

対人マナー

【就活Hacks!】ミスが少ない人は必ずしている、書類・手帳・ノートの整理術

仕事のミスの85%は整理術で解決できる!

ビジネスマン1万人にインタビューしたところ、「仕事でよくしてしまうミス」の第一位は「聞き間違い、勘違い」などのうっかりミス、第二位は「パソコンの入力ミス、変換ミス」、第三位は「後回しにした仕事をつい忘れる」でした。※2009年ネットマイル調べ

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ビジネスマンの話でしょ、と思うなかれ。これらのミス、就活生にとっても一歩間違えば致命傷になりかねないのです。採用担当者やOB・OGへのメールの入力ミスなどはかろうじて挽回できるとしても、面接の日時をうっかり「聞き間違い」「書き写し間違い」なんてしたら大変ですよね。ひとつのミスで焦ってしまったり、心に余裕がなくなってしまったり、またミスをしてしまったらどうしよう、と自分に自信が持てなくなってしまうかもしれません。

しかしこれらのミスは、整理術をしっかり身につけておけば防げるものばかりなのです。

『図解 ミスが少ない人は必ずやっている[書類・手帳・ノート]の整理術』(サンクチュアリ出版)では、電通・JTBパソナグループ・バンダイなどの企業の「デキる」社員を徹底取材しながら、その整理術を公開しています。

整理術には大きく分けて3つのステップがあります。1つ目の整理術とは、「ファイリング術で書類を整理する」。まずは書類の置き場が一目でわかる環境をつくります。2つ目は、「手帳術で情報を整理する」で、仕事を思い通りに進めるだけでなく、アイデアを蓄積させ仕事の質を向上させます。3つ目は、「ノート術で思考を整理する」で、頭の中の情報を客観視し、自分の考えをはっきりさせ、どう行動すべきかを明確にします。

ここでは、就職活動中に使える具体的な整理術を3つ紹介していきます。

【カバンのファイリング方法】

カバンを上手に使うために、まずは適したカバンを選ぶことから始めましょう。軽量かどうか、床に立つかどうか、カバンの内側と外側にポケットがあるか、防水加工がされているか。これらの項目が満たされていれば、十分機能的にカバンを活用することができます。

次に、カバンの中のレイアウトを考えましょう。手前(相手側)は書類やノートなどを収納し、奥には個人で使用するのもを収納します。そうすれば、必要のないものまで相手にみられることはなくなります。

【TODOリストを活用する】

TODOリストの使い方には4つのステップがあります。

「1やるべきことを書き出す」、「2優先順位を決める」、「3いつも目につく場所に置く」、「4終了したものにチェックをつける」です。TODOリストはやるべきことの優先順位を決めるだけではありません。この4つのステップが記録となり、充実感と達成感につながります。

TODOリストは点検ツールでもあるので、やるべきことが多すぎてキャパシティーオーバーになっていると感じる時は、トラブルを防ぐためにも早い段階で考え直してみましょう。

【メモを取る習慣をつける】

メモを習慣化することで、観察力やサマリー能力が身につきます。

「メモを取るタイミング」、「モチベーションを高めるメモの書き方」、「手帳を見るのが楽しくなるメモ」。この3つのことに特に注意して、ただ聞いたことを書き取るのではなく考えながらメモを取るようにしましょう。

どうしても焦ってしまいがちな就職活動中だからこそ、デキる社員の整理術に学んで、あなたも今から「ミスが少ない人」になってみてはどうですか?

文●就活スタイル編集部

『図解 ミスが少ない人は必ずやっている[書類・手帳・ノート]の整理術』
サンクチュアリ出版(編)(サンクチュアリ出版)
http://www.sanctuarybooks.jp/s...

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