入社前に知りたかった! これだけは押さえたい、たった5つの仕事の「コツ」

2014/03/31

対人マナー

入社前に知りたかった! これだけは押さえたい、たった5つの仕事の「コツ」

4月から楽しかった学生時代ともおさらばして、いよいよ社会人の仲間入りという人も多いだろう。

社会人と学生は、ルールがまったく違う。だが、逆に言えば、それさえ理解すれば必要以上に怖がる必要はないのだ。入社後しばらくたった社会人が選んだ、「新入社員のときに知っておきたかった仕事のルール、ベスト5」をお伝えしたい。

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【聞かれたことに答える】

例えば、「○○さんにアポは取れた?」という上司の質問に「○○さん、出張らしいんですよ」など理由や背景から説明してしまう新人はかなり多い。

でも、質問者が知りたいのは「要するにアポは取れたのか! 取れなかったのか! どうなんだ!」ということ。日本語は構造的に大事なことを後にもってきやすい言語だけれども、意識して「はい、いいえ」から話しはじめることであなたの印象はグッと上がる。

【早め早めにチェックを受ける】

ギリギリまで完成度を上げて上司に資料を提出したのに、「こうじゃない! なんでもっと早く相談にこなかったんだ! 間に合わないじゃないか!」と一喝されてしまう......。これは特に新人がよく犯すミス。

「デキる人」というのは、自分でチェックポイントを設け、早め早めのチェックを受けるもの。

2〜3割できた時点で「このような流れで大丈夫ですか?」と確認しておけば、無駄な時間も減らせるはず。

【一歩踏み込んだメールを書く】

メールでもっとも困るのが、何度もやりとりをしないと次のステップに進めないパターンだ。例えば、

部下「○○日、お時間空いてますでしょうか」

上司「いや、難しい」

部下「ではいつがよろしいですか」

上司「来週前半なら空いている」

部下「場所はどちらがよいでしょうか」

......(以下延々と続く)

こんなことにならないためにも、調整しなければいけない事項はあらかじめ複数の選択肢を示した状態でメールしよう。

【「整理した上で伝達」を追求する】

もっとも上司に負担をかけず、仕事を最速で進められるホウレンソウの方法、それは、選択肢を示し上司は選ぶだけでいい形にしたり、Yes/Noの回答を得るだけで次の仕事に進められるように整理した上で伝えること。一つの案件で二度も三度もやりとりがあるようなら、その伝達方法は上司をいら立たせているかもしれない。

【「いまちょっといいですか」ではなく「3分いいですか」と聞く】

何か報告や相談をするとき、上司が仕事中だとつい気が引けて「いま、いいですか?」という曖昧な聞き方になりがち。しかし、報告が遅れては、結局上司に迷惑がかかってしまう。

そんなときは、「3分(あるいは1分)ください」と具体的に伝えよう。これにより重要度と必要時間がわかるので、上司の仕事がスムーズに進むことになる。

いかがだっただろうか?

こうした細かい「コツ」は、実は誰でもできることなのに、ほとんどの人がちゃんとできていないもの。きっちりものにして、あなたも必要とされる「部下力」を身につけてほしい。

『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(河野英太郎 著/ディスカヴァー・トゥエンティワン 刊)より
http://www.d21.co.jp/shop/isbn...

文●編集部

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