ベテラン社会人でも要注意! ビジネスメールで気をつけるべき3つのポイント

2014/02/19

電話・メール

ベテラン社会人でも要注意! ビジネスメールで気をつけるべき3つのポイント

新年度が近づき、新社会人になる人、新しい環境になる人も多いと思います。新しいことが始まるときは、ワクワクもするけれど不安もいっぱいですよね......。



なかでも、不安のタネのひとつといえばビジネスメール! 特に、新社会人になる人は今まで友達や家族に送っていたようなラフな書き方ではマズいというのはわかるけど、誰も教えてくれない......。そこで、社員研修や人材育成を行っている株式会社インソースの松岡さんにビジネスメールのコツをお聞きしました。



「正式な書類でのやり取りとは異なり、表現や形式などに決まった『型』がないのがビジネスメールの特徴です。それぞれの企業や組織の習慣を参考にして自分なりのスタイルでメールを作成する人がほとんど。そのため、気がつかないところで間違った表現をしていたり、失礼な敬語を使ってしまっていることが、新社会人だけでなくベテラン社会人の間でも日常的に起こっていると考えられます」(松岡さん)



さらに、一日にやり取りされるメールの量が膨大なため、指導をする側も一通一通フィードバックする余裕がないことも、ビジネスメールに間違いが生じる原因の一つだそう。そこで、松岡さんに「ビジネスメールでおさえるべき3つのポイント」を教えていただきました!



●相手の気持ちを考えて書く

声や表情を読み取れないメールでは、書いた当人にそんなつもりはなくても、怒っているように感じられたり、冷たい印象を与えたりすることがあるので、送る前に受け手の気持ちになることが重要。さらに、メールの場合は説明不足になりがちなので「これくらい伝わるだろう」ではなく、説明を受ける側に立ってていねいに言葉を選びましょう。



●言葉の緩衝材を使う

前述のようなメールの性質を踏まえ、用件の前に挿入して表現をやわらかくする、いわゆる「クッション言葉」(例:恐れいれいますが〜等)を活用することをオススメします。相手にお願いする場合も、「〜してください」ではなく、「〜をお願いできますでしょうか」など、疑問形で依頼する表現の方が相手にやわらかく伝わります。一方的な押しつけにならないような表現を心がけたいものです。



●書き終えたら必ずチェック!

出来上がった文章を読み直すことで、意味が伝わりにくい表現や文章が見つかることが多々あります。最後には必ず読み返し、伝わる内容になっているかどうかチェックしましょう。見直す際には、以下のチェック項目に気をつけてみてください。



・署名の確認

署名欄に会社の電話番号や住所を記載することで、受けて側がコンタクトをとろうと思ったときにメールを開けばすぐに確認することができます。名前のみではなく、電話番号やメールアドレスなど、内容にも気を配りましょう。



・分量は適当か

簡単すぎず、長すぎず、メール文として違和感のない分量で収めましょう。また、複数の用件をひとつのメールに詰め込みすぎると、長くなるだけでなく相手が内容を見落とす原因になります。



・メールで送ってよい内容か否か

手軽さから、安易にメールという手段をとっていないかどうかを見直してください。お詫びや交渉などの内容ならば、メールは不向きです。



「『相手側の視点に立つ』、『迷惑をかけない』、『失礼なことをしない』。この3つは会話、メールなどすべてのコミュニケーションの基本として共通しているんです」と、松岡さん。「受け取る側の気持ち」が何より重要なんですね。さらに、取引先に送る間違いだらけのメールを松岡さんに添削していただきました!



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??商事

△△部長殿(※1)



お疲れ様です。(※2)●●営業課の山田です。

先日はお忙しいところ、お時間をくださり(※3)ありがとうございました。



弊社のビジネスプランをご説明させていただきましたが、おわかりいただけたでしょうか?(※4)



貴社とは良好な関係を築いていきたく思っているので(※5)、ご不明な点などございましたら、ご相談ください。



それでは、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。



株式会社◯◯

営業課 山田(※6)



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※1

×【??商事△△部長殿】→○【??商事部長 △△様】

組織・役職を先に書き、お名前+様で送るのが確実です。殿・様のつけ方の慣習は組織によって異なる場合があります。



※2

×【お疲れ様です】→○【お世話になっております】

社外の方への挨拶は、「いつも大変お世話になっております」等のあらたまった表現で統一しましょう。



※3

×【お時間をくださり】→○【お時間をいただき】

「お時間をいただき」が適当です。商談のように、こちらからからお願いしていることについては、「いただく」という表現が自然です。



※4

×【おわかりいただけたでしょうか】→○【ご不明な点はございませんでしょうか?】

「理解できたかどうかの確認」は相手によっては失礼ととられてしまいます。こちら側の説明に不足はなかったかを伺う表現にします。



※5

×【思っているので】→【○】存じます

「思う」を謙譲表現にして、先方への敬意を文章で表現しましょう。



※6

×【株式会社◯◯ 営業課 山田】→○【電話、住所、メールアドレスなどを追加】

「社名・所属・名前」だけでは情報が不足しています。相手がいつでも電話できるよう「電話・住所・メールアドレス」等を記載し、自身の所属部署は省略せず、名前はフルネームで書くことを原則とします。



「ビジネスメールは気軽にやり取りできる反面、紙の文書と同様に文字として形に残るというリスクもあります。送付先を間違えてしまったら、多くの方に迷惑をかけてしまうことにも。メールでのコミュニケーションを、プライベートの延長線上として考えるのではなく、オフィシャルなものであると、しっかり意識して使っていただきたいですね」(松岡さん)





コミュニケーションツールのひとつとして、さまざまな場面で活用されている「メール」。公私混同せず、しっかりマナーを守るように気をつけなければいけませんね。



文●谷口京子(清談社)



株式会社インソース

http://www.insource.co.jp/

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