内定先とのメールに役立つメールテクニック Vol.7 社会人のメールを覗いてみよう

2011/09/22

内定・内定辞退

Vol.7 社会人のメールを覗いてみよう

では実際に、会社ではどんなメールがやりとりされているのでしょう。ここでは案内文を例に社内メールと社外メールでの違いを紹介します。会社の雰囲気によって若干異なりますが、参考にしてください。

社内編

Case Study:人事部から新任課長職への研修日程案内

<社内メールのポイント>

社内文書は会社によっては作成方法が決められている場合もあります。一般的に、宛名には「関係各位」などを使います。特定の個人を宛名にする場合は、役職名は敬称ですから、「~部長」など役職名の後に「様」をつける必要はありません。本文は簡潔に、箇条書きなどを使ってわかりやすく書きます。また、発信者や問い合わせ先も明記します。


社外編

Case Study:講演会開催の案内状

<社外メールのポイント>

社内メールと同じように、相手に用件を簡潔に伝える必要はありますが、相手との関係に応じて時候の挨拶を付け加えたほうがいい場合もあります。ただし、重要な案件やあらたまった内容は、メールではなく書状で送ります。
役職名は敬称なので、「~課長」などの宛名にさらに「様」を付ける必要はないのですが、誤解を招く場合もあります。場合によっては「呼び捨てにされた!」と不快に思う人もいますので、宛名には「○○課長 山田太郎様」などと名前と役職を分けて書くのが無難な方法です。

入社した後すぐに非常識な人というレッテルをはられないように、しっかりとしたメールを書くよう、今から気をつけておきましょう。

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